[kleo_gap]

De Kascommissie van een Vereniging van Eigenaars is een speciale commissie die als belangrijkste taak heeft het controleren van de jaarrekening, gemaakt door de penningmeester namens het bestuur. Door de controle krijgen de leden van de vereniging zekerheid, dat de jaarrekening (balans, exploitatierekening met toelichting) een goed beeld geeft van de financiële toestand van de vereniging.

[kleo_gap]
  • Wie mag een controleverklaring afgeven?

    Heeft een administratie kantoor dezelfde bevoegdheid als een accountantskantoor om een controleverklaring af te geven voor de jaarrekening VvE. Of is die bevoegdheid alleen verleend aan een accountantskantoor, om zonder kascommissie decharge aan het bestuur te kunnen verlenen.

    Wettelijke verplichting

    Elke VvE is wettelijk verplicht om de jaarrekening elk jaar, in principe binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, dus meestal vóór 1 juli, te laten controleren.

    Die controle gebeurt vrijwel altijd door de kascommissie, die uit tenminste twee VvE-leden bestaat.

    Opties voor controle

    De wetgever geeft twee alternatieven voor een kascommissie, namelijk een Raad van Commissarissen (die óf zelf kan controleren óf met een kascommissie kan werken óf een accountant inschakelen) en een accountant. (Artikel 48 lid 2 boek 2 van het Burgerlijk Wetboek). Een Raad van Commissarissen bij een VvE komt in de praktijk niet of nauwelijks voor.

    Als een accountant wordt ingeschakeld, moet dit volgens artikel 48 een accountant met controlebevoegdheid zijn. Dat kan een registeraccountant (RA) of een accountant-administratieconsulent (AA) zijn. Let op! Niet elke RA of AA heeft die controlebevoegdheid!

    En de accountant met controlebevoegdheid moet een controleverklaring geven. Een “beoordelingsverklaring” of een “samenstelverklaring” is niet voldoende.

    Hoe weet u nu of een accountant controlebevoegdheid heeft?

    Heel eenvoudig, op de eerste plaats door dat te vragen natuurlijk. Maar vooral doordat een “controleverklaring” wordt gegeven, hetgeen duidelijk uit de tekst van de verklaring moet blijken. Een accountant zonder controlebevoegdheid zal nooit een controleverklaring verstrekken – het geven van een controleverklaring door iemand die niet controlebevoegd is, is namelijk strafbaar. Van een oplettende lezer kregen we de volgende tip. Op de site van de NBA, de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants is eenvoudig het register te raadplegen, waarbij aangegeven is of de betreffende accountant “ certificeringsbevoegd  “ is.

    Tot slot naar aanleiding van het tweede deel van de vraag: “decharge” aan het bestuur wordt nooit verleend door de kascommissie of een accountant, maar altijd door de ledenvergadering !

    Wilt u meer lezen over “decharge”, “controle” of andere financieel getinte VvE-thema’s? Het boek Financiën van de VvE, gids voor bestuurders en appartementseigenaren is een leesboek, naslagwerk en leerboek tegelijk!

  • Digitale kascontrole, mag dat?

    Ditigale kascommissie, mag dat?
    Steeds meer zaken worden digitaal geregeld. Ook binnen VvE’s. Zo zijn er steeds meer VvE’s die overstappen op een systeem dat op zich digitale kascontrole mogelijk maakt. In verband hiermee werd de vraag voorgelegd of een digitale kascontrole wel rechtmatig is.  Het antwoord op deze vraag is ja, mits aan de kascommissie de informatie beschikbaar wordt gesteld die zij op grond van de wet mag verwachten. Uit de wet volgt dat de kascommissie tot taak heeft het onderzoeken van de balans en de staat van baten en lasten met toelichting. Van dit onderzoek moet de kascommissie verslag uitbrengen aan de vergadering. Uit de wet (art. 2:48 BW) volgt dat de kascommissie de volgende dingen van het bestuur mag verwachten:
    • Verstrekken van door de kascommissie gevraagde inlichtingen;
    • Tonen van de kas en de waarden
    • Voor raadpleging beschikbaar stellen van de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging.
    Ook in geval sprake is van een digitale kascontrole moet de informatie als bedoeld in de drie hiervoor genoemde punten aan de kascommissie worden verstrekt. Als niet alle hiervoor bedoelde informatie digitaal voorhanden is, kan dit betekenen dat deze bescheiden op verzoek van de kascommissie alsnog door het bestuur op papier ter beschikking moeten worden gesteld. Kortom, als bij een digitale kascontrole dezelfde bescheiden aan de kascommissie beschikbaar worden gesteld als die bij een “ouderwetse” kascontrole ter beschikking worden gesteld, kan ook een  digitale kascontrole rechtmatig zijn. Er is dan immers feitelijk geen verschil tussen de beide wijzen waarop een kascontrole kan worden uitgevoerd.    
  • Het beveiligen van de banktegoeden van uw VvE

    beveiligen van banktegoeden vve

    beveiligen van banktegoeden vvePreventieve maatregelen tegen fraude

    Begin dit jaar kwam in het nieuws dat er jaarlijks voor zo’n 10 miljoen euro per jaar wordt gefraudeerd bij vrijwilligersorganisaties. Die 10 miljoen euro is overigens alleen het bedrag van de fraudes die in de publiciteit zijn gekomen! Zie het artikel in de Telegraaf Een Vereniging van Eigenaars is óók een vrijwilligersorganisatie. Zeker als het bestuur en de administratie niet zijn uitbesteed, is er qua organisatie weinig verschil met bijvoorbeeld een sportvereniging. Wel heeft een VvE vaak méér geld op de bankrekeningen staan dan een sportvereniging. Het is dus extra belangrijk om die banktegoeden goed te beveiligen. Dit artikel geeft tips voor een goede ‘administratieve organisatie’ rondom de bank- en spaarrekeningen. Met andere woorden: welke preventieve maatregelen kunt u treffen om fraude tegen te gaan en in ieder geval zo spoedig mogelijk te ontdekken?

    Kan fraude bij uw VvE vóórkomen?

    Als u wilt weten of fraude ook bij uw VvE zou kunnen voorkomen, hoeft u slechts twee vragen in alle eerlijkheid te beantwoorden:
    1. Stel uw penningmeester boekt vandaag de helft van het banksaldo over naar zijn eigen rekening. Weet u zeker dat dit binnen een maand ontdekt wordt?
    2. (Deze vraag stelt u aan de penningmeester) Zijn de laatste drie jaarlijkse controles door de kascommissie nou echt degelijk uitgevoerd?
    Als het antwoord op beide vragen “ja” is, hoeft u zich in het algemeen geen zorgen te maken. Maar als ik deze vragen tijdens de workshops die ik geef stel aan de aanwezige bestuursleden, beantwoordt zeker 90% van de aanwezigen beide vragen ontkennend.

    Voorkómen van fraude

    Waarschijnlijk heeft uw VvE een bankrekening (rekening-courant) en een spaarrekening. Binnen bedrijven en overheidsorganisaties is het heel gebruikelijk dergelijke banktegoeden te beveiligen. Dat houdt in dat niet één persoon zo maar geld van deze rekeningen kan overboeken of opnemen. Het bestuur van uw VvE kan ook een dergelijke maatregel treffen. De meest eenvoudige en daardoor ook praktisch realiseerbare maatregel is de volgende: laat een tweede bestuurslid het gebruik van de rekeningen  controleren! Die controle kan op twee manieren worden georganiseerd:
    •  De penningmeester neemt elke bestuursvergadering de dagafschriften mee en het tweede bestuurslid loopt alle dagafschriften even door.
    • Het tweede bestuurslid heeft net als de penningmeester toegang tot het internetbankieren en kan dus regelmatig even de mutaties op de rekeningen bekijken. (Als uw VvE bijvoorbeeld een bankrekening bij ING / ex-Postbank heeft, kent het tweede bestuurslid dus de gebruikersnaam en het wachtwoord, maar heeft geen beschikking over de TAN-codes zodat hij niet daadwerkelijk gelden kan overmaken.)

    Deskundige kascommissie

    Een verstandig bestuur stimuleert dat de jaarlijkse ledenvergadering een deskundige kascommissie aanstelt. Ook het bestuur zal immers een goede controle van de jaarrekening willen en ook het bestuur zal immers blij zijn als de kascommissie zekerheid kan geven dat de financiën kloppen! Het boek De Kascommissiegids voor de VvE is een handige en eigenlijk onmisbare gids voor leden van kascommissies. Elke VvE zou twee of meer exemplaren van deze gids moeten hebben. Als de controle wordt uitgevoerd zoals beschreven staat in de gids, zullen niet snel belangrijke zaken over het hoofd worden gezien. Nog beter is het als leden van de kascommissie de workshop “Financiën van de VvE” volgen. Deze workshop is op maandagavonden 3 en 10 november in Hoofddorp / Sassenheim en op 17 en 24 november in Amsterdam. Ook eigenlijk voor elk VvE-bestuurslid een ‘must’, immers elk bestuurslid moet persoonlijk de jaarrekening ondertekenen en dan is het dus zaak dat elk bestuurslid ook op de hoogte is van de wettelijke eisen voor de VvE-jaarrekening!

    Vertrouwt u uw penningmeester?

    Natuurlijk vertrouwt u uw penningmeester. Anders had u wel maatregelen genomen… Maar ‘de gelegenheid maakt de dief’ zoals het spreekwoord zegt. En wie maakt de gelegenheid bij uw VvE? Juist, het bestuur. Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid om de penningmeester ook niet in de verleiding te brengen om geld van de VvE te “lenen” (want zo begint het vaak). Iemand die weet dat hij of zij gecontroleerd wordt (of kan worden) zal veel minder snel geneigd zijn tot fraude dan iemand die weet dat de kans op ontdekking nauwelijks aanwezig is. De beschreven eenvoudige maatregel werkt dus heel preventief. Als mocht de penningmeester toch in de verleiding zijn gekomen, dan wordt de fraude in ieder geval binnen niet al te lange tijd ontdekt en kan de schade beperkt blijven. Want soms worden penningmeesters verleid én komen in de verleiding zo valt te lezen in dit nieuwsbericht Femme fatale ruïneert leven van een Zwolse ambtenaar. Het duurde bijna twee jaar voordat de fraude werd ontdekt en de schade voor de VvE liep op tot maar liefst € 75.000…  
  • Huurder in de VvE-kascommissie?

    Huurder in de VvE kascommissieBezitters van het boek De Kascommissiegids voor VvE’s en Financiën van de VvE, gids voor bestuurders en appartementseigenaren kunnen kosteloos vragen stellen aan de auteur, Maarten den Ouden. Van die mogelijkheid maken vele appartementseigenaren, VvE-bestuurders en VvE-kascommissieleden dankbaar gebruik. Omdat veel van die vragen en antwoorden ook interessant zijn voor een breder publiek, zullen we voortaan in elke VvE Nieuwsbode één van die vragen met het antwoord publiceren.
    In De Kascommissiegids voor VvE’s wordt gesteld dat de kascommissie uit tenminste twee leden van de VvE bestaat. Mijn vraag is de volgende: mag ik als gebruiker van een appartement, dat ik huur van een van de leden van de VvE, deel uitmaken van de kascommissie? Ik ben geen eigenaar van het appartement en dus ook geen lid van de VvE.
    Als de kascommissie maar uit twee leden bestaat, dan mag u als huurder daarvan geen deel uitmaken. De wet(Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 48) (en waarschijnlijk ook het Modelreglement dat geldt voor de VvE van de eigenaar waarvan u huurt) eist dat er tenminste twee “leden” van de VvE in de kascommissie zitten. Als u als huurder als “derde lid” wordt toegevoegd, bestaat daartegen echter geen enkel bezwaar. Het is niet gebruikelijk dat huurders in de kascommissie van een VvE zitten, aan de andere kant kunnen er zeker voordelen aan zitten, bijv. indien een huurder deskundigheid kan inbrengen die de andere leden niet hebben.

  • 15 tips voor een effectieve samenwerking tussen bestuur en de kascommissie!

    15 tips voor een effectievere samenwerking tussen bestuur en kascommissie

    Tips voor het bestuur

    1. Zorg voor een goede bemensing van de kascommissie.
      Selecteer geschikte leden tijdig. Dat is dus vóór de ledenvergadering. Laat niet van het toeval afhangen wie zich beschikbaar stelt voor zo’n belangrijke functie.
    2. Laat zien dat u belang hecht aan een gedegen controle van de jaarrekening. Nodig de leden van de kascommissie uit voor een gesprek met het bestuur waarin u het belang van een goede controle benadrukt en afspraken maakt voor de samenwerking.
    3. Plan dit gesprek niet kort vóór de (leden)vergadering waarin de commissie verslag moet doen van haar bevindingen, maar kort ná de ledenvergadering waarin de commissieleden zijn benoemd.
    4. Verlang van de kascommissie dat zij zich goed voorbereidt op haar belangrijke taak.
    5. Verlang van de kascommissie dat zij de controle doet aan de hand van checklists. Zelfs elke ervaren accountant controleert met behulp van een checklist. Zonder gebruik van een checklist is het gevaar groot dat zaken over het hoofd worden gezien.
    6. Plan een overleg tussen de eigenlijke controle en de ledenvergadering om de bevindingen van de commissie te bespreken.
    7. Evalueer met penningmeester én commissie de controle. Schroom niet om de controle “over” te laten doen als u er niet van overtuigd bent dat de controle op een degelijke manier is geschied.
    8. Lees De Kascommissiegids voor VvE’s. Dan weet u wat u kunt en zou moeten verwachten van een goede kascommissie en dat leidt ook tot een beter wederzijds begrip.

      Tips voor de kascommissie

    9. Bereid de daadwerkelijke controle vóór. Vergelijk de jaarcijfers met de cijfers van het jaar ervoor en met de begroting.
    10. Voer de controle uit aan de hand van een geschikte checklist. In De Kascommissiegids voor VvE’s  staan diverse checklists, die gebruikers van deze gids ook via www.kascommissiegids.nl kunnen downloaden en kunnen aanpassen aan de specifieke situatie van de eigen VvE.
    11. Uw taak is de controle van de jaarrekening, dus van balans, resultatenrekening en de toelichtingen daarbij. Dat betekent dat u van elke (!!) post van de balans en resultatenrekening moet vaststellen dat deze correct is.
    12. “Correct” wil niet alleen zeggen “juist”, maar óók volledig. Ter illustratie: als de balans vermeldt “crediteuren € 250,-“ moet u niet alleen vaststellen dat er inderdaad nog € 250 verschuldigd is aan crediteuren, maar óók dat er niet méér verschuldigd is. Met andere woorden: zijn alle crediteuren vermeld en voor alle schulden?
    13. Controle is niet moeilijk, maar u moet wel even weten hoe het moet. Volg zo mogelijk een workshop (in twee avonden krijgt u voldoende eye-openers en tips voor de controle om een degelijke controle te kunnen doen).
    14.  Leg een dossier aan met onder meer splitsingsreglement, modelreglement, splitsingsakte,  checklists, jaarstukken, met het bestuur gemaakte afspraken. Draag dit dossier over aan de volgende kascommissie zodat deze een goed uitgangspunt heeft voor de volgende controle.
    15. Communiceer op een positieve manier! Wees niet karig met complimenten en geef geen kritiek. Beperk u tot feitelijkheden en adviseer over verbetermogelijkheden.
  • Samenwerking tussen het bestuur en de kascommissie van de VvE

    Samenwerking kascommissie en vve bestuur - VvE Centraal
    Samenwerking kascommissie en vve bestuur - VvE CentraalIn deze eerste maanden van 2013 stellen VvE-besturen de jaarrekening op over het afgelopen jaar en vinden de voorbereidingen plaats voor de jaarlijkse ledenvergadering. Een correcte en inzichtelijke jaarrekening is van cruciaal belang voor alle eigenaars. Een goed bestuur zal zich daarom inspannen om een jaarrekening op te stellen die én cijfermatig juist én voldoende informatief is voor de VvE-leden. Samenwerking met een goed functionerende kascommissie is daarbij onontbeerlijk.  

    Samenwerking tussen bestuur en kascommissie

    Van een bestuurder van een VvE wordt nogal wat verwacht op administratief en financieel gebied. Een goede samenwerking met de kascommissie is daarom voor elk bestuur van groot belang: de kascommissie geeft als het ware een ‘second opinion’ over de correctheid en toereikendheid van de jaarrekening. Een gedegen jaarlijkse controle is niet alleen nuttig om administratieve fouten of fouten met belastingen te voorkomen, maar ook om fraude en andere onregelmatigheden te voorkomen of in ieder geval zo snel mogelijk te signaleren!

    Te veel vertrouwen

    Vertrouwen lijkt in onze hedendaagse maatschappij het toverwoord te zijn. De bankencrisis is het gevolg van een gebrek aan vertrouwen. De beurscrisis en de hele economische crisis ook. Maar misschien is het juister om te stellen dat deze crises zijn ontstaan nadat het eerder gegeven vertrouwen aan banken en andere organisaties was beschaamd. Vele crises bij VvE’s en soortgelijke organisaties als verenigingen en stichtingen ontstaan door een te groot vertrouwen. Veel organisaties vertrouwden erop dat de penningmeester de fiscale regelgeving goed genoeg kende en werden verrast door forse naheffingsaanslagen. Andere organisaties vertrouwden erop dat de penningmeester goudeerlijk was en werden verrast door fraude, soms voor onvoorstelbaar grote bedragen.

    Moet dat nou, die controle?

    Elk verstandig bestuur weet dat controle nodig is. Controle is zowel nodig in het geval dat het bestuur een eigen penningmeester heeft als in het geval dat de administratie is uitbesteed aan een VvE-beheerder. Fouten in de jaarrekening kunnen immers doorwerken in de portemonnee van de appartementseigenaren. En fraude werkt zéker direct door in de portemonnee van de VvE-leden! Toch zijn slechts weinig besturen erg enthousiast als leden van een kascommissie kritische vragen stellen of diep in de administratie van de VvE willen graven. Natuurlijk is dat niet verstandig. De kascommissie is immers niet aangesteld omdat men de penningmeester of het hele bestuur niet vertrouwt. Een kascommissie controleert of de jaarrekening die het bestuur jaarlijks opstelt, in orde is. Als een deskundige kascommissie een gedegen controle van de jaarrekening heeft uitgevoerd, kan het bestuur gefundeerd vertrouwen dat dit verslag oké is. En dat betekent óók dat er op een later tijdstip geen fiscale of andere verrassingen zullen optreden.

    Van belang voor elk bestuurslid

    Elk individueel bestuurslid heeft veel belang bij een goed uitgevoerde jaarlijkse controle. Een nogal onbekende en daardoor weinig nageleefde bepaling in het Burgerlijk Wetboek schrijft voor dat elk individueel bestuurslid de jaarrekening persoonlijk moet ondertekenen. “Ontbreekt de ondertekening” dan moet “daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt” worden aan de ledenvergadering, zo staat in artikel 48 Boek 2 BW. Deze bepaling onderstreept nog eens dat de verantwoordelijkheid voor een goed financieel verslag niet alleen bij de penningmeester ligt, maar bij het hele bestuur. Nu zal een goede penningmeester natuurlijk wel weten of het financieel verslag klopt, maar hoe kan een ander bestuurslid zich ervan overtuigen dat deze bestuursverantwoording in orde is? Op de eerste plaats zal elk bestuurslid zelf kritisch naar de cijfers moeten kijken. En als het goed is, is het onderwerp “financiën” gedurende het hele jaar al regelmatig een onderwerp van bespreking tijdens bestuursvergaderingen geweest. Maar om echt te kunnen vaststellen dat het financieel verslag in orde is, is ook een bestuurslid afhankelijk van het werk van de kascommissie. Deze commissie heeft immers toegang tot de volledige administratie van de vereniging en is daardoor veel beter in staat om een goede controle uit te voeren dan een individueel bestuurslid kan doen.

    Conflicten

    Een professioneel functionerende penningmeester zal in het algemeen geen enkel probleem hebben met een professioneel functionerende kascommissie. Lastiger wordt het als één van de partijen niet deskundig is. Conflicten tussen de vrijwilligers in een kascommissie en bestuurders zijn veelal terug te voeren op het onvoldoende deskundig zijn van een van de partijen. Een kascommissie die niet vakkundig is, stelt bijvoorbeeld veel niet ter zake doende vragen en dat roept irritatie op bij de penningmeester. Of de kascommissie is wel deskundig en stelt de goede vragen, maar de penningmeester ziet het nut van een controle helemaal niet in (of heeft iets te verbergen) en dat leidt ook tot problemen natuurlijk. Binnenkort leest u hier 15 tips voor een effectieve samenwerking tussen bestuur en kascommissie.  Acht tips voor het bestuur en zeven tips voor de vrijwilligers in de kascommissie.