Notuleren binnen de VVE

Dat de notulen van een vergadering belangrijk zijn dat weten we allemaal. Maar waarom wellicht niet bij iedereen.

In het modelreglement wat in 1973 is opgesteld is duidelijk aangegeven waarom de notulen van de Vergadering van Eigenaars serieus genomen moeten worden.

Het staat de rechter vrij aan de notulen van de vergaderingen van eigenaars zodanige bewijskracht toe te kennen, als hij in ieder bijzonder geval zou vermenen te behoren; onverminderd de wettelijke bewijskracht van authentieke akten.

Voorbeeld opzet Notulen

Wilt u een voorbeeld document hebben voor het uitwerken van notulen. Download dan onze templates met daarin een opzet voor de Agenda van de Vergadering en de Notulen

Het gaat om het vastleggen van de vergadering. Dat kun je op twee manieren doen. De meest gebruikte manier is het vastleggen van de vergadering door middel van notulen, maar een transcriptie van de vergadering kan soms ook erg waardevol zijn. Wat is dan het verschil tussen notulen en een transcriptie?

Notulen: Notulen zijn aantekeningen die gemaakt worden van een verslag die uitgewerkt worden om de besluitvorming van een vergadering vast te leggen.

Transcriptie: Een transcriptie is de omzetting van gesproken taal in geschreven tekst. Het is een letterlijke verwoording van alles wat tijdens de vergadering gezegd is.

De Notulen

Aangezien de meeste Verenigingen van Eigenaren zich beperken tot notulen zullen we hier met name op in gaan. Wat zijn notulen? Het is de samenvatting van de vergadering en alle besluiten worden hierin vastgelegd. Toch krijgen we bij VvE Centraal nog regelmatig vragen over de notulen en ook in veel VvE Rechtspraak zien we dat de notulen gebruikt moeten worden als bewijs. Ook later kunnen de notulen geraadpleegd worden om te achterhalen hoe besluitvorming is ontstaan en wie er aanwezig waren en wie niet. 

Zaak dus om ervoor te zorgen dat de notulen van iedere Vergadering van Eigenaars feitelijk worden uitgewerkt. Dat is de taak van de notulist. Deze behoort kort en feitelijk alle onderwerpen samen te vatten en moet er voor waken dat hij geen meningen als besluiten uitwerkt of punten verdraaien of delen van de besluitvorming achterwege laten.

Ook krijgen we nog wel eens de vraag of er wettelijke bepalingen zijn voor het opstellen van notulen. Is daarmee van belang om te kijken naar de verschillende Modelreglementen en hoe hier geschreven is over de notulen.

Notulen en de modelreglementen.

Modelreglement 1973

Artikel 39

1. Van het behandelde in de vergadering worden, tenzij hiervan een notarieel proces-verbaal wordt
opgemaakt, onderhandse notulen gehouden, welke moeten worden ondertekend door de voorzitter
en de administrateur.

2. Artikel 46 Wetboek van Koophandel is ten deze van overeenkomstige toepassing (lees: Het staat de rechter vrij aan de notulen van de vergaderingen van eigenaars zodanige bewijskracht toe te kennen, als hij in ieder bijzonder geval zou vermenen te behoren; onverminderd de wettelijke bewijskracht van authentieke akten)

Modelreglement 1983

Artikel 40

1. Van het verhandelde in de vergadering worden, tenzij hiervan een notarieel proces-verbaal wordt opgemaakt, onderhandse notulen gehouden, welke moeten worden ondertekend door de voorzitter van de vergadering en het bestuur en welke worden vastgesteld in dezelfde of de eerstvolgende vergadering.

2. Iedere eigenaar kan te allen tijde inzage van de notulen verlangen.

Modelreglement 1992

Artikel 40

1. Van het verhandelde in de vergadering worden, tenzij hiervan een notarieel proces-verbaal wordt opgemaakt, onderhandse notulen gehouden, welke worden vastgesteld in dezelfde of de eerstvolgende vergadering en als blijk daarvan door de voorzitter worden ondertekend.

2. Iedere eigenaar kan te allen tijde inzage van de notulen verlangen.

Modelreglement 2006

Artikel 46

1. Van het verhandelde in de vergadering worden, tenzij hiervan een notarieel proces-verbaal wordt opgemaakt, onderhandse notulen gehouden, welke moeten worden ondertekend door de voorzitter en het bestuur en welke worden vastgesteld in dezelfde of de eerstvolgende vergadering.
2. Het bestuur zendt per post, per fax of per e-mail aan iedere eigenaar binnen twee weken na de vergadering de notulen of het ontwerp daarvan toe.
3. Iedere eigenaar is gerechtigd tot inzage van de notulen.

Artikel 53

10. Van het in de bestuursvergadering behandelde worden notulen gemaakt.

Artikel 57

9. Van het in de vergadering van de raad van commissarissen behandelde worden notulen gemaakt.

Modelreglement 2017

Artikel 50

4   Van het verhandelde in de vergadering worden, tenzij hiervan een notarieel proces- verbaal wordt opgemaakt, onderhandse notulen gehouden, die moeten worden ondertekend door de Voorzitter (dan wel de persoon die vanwege de afwezigheid van de Voorzitter op grond van Artikel 49.5 de leiding van de vergadering had) en het Bestuur en worden vastgesteld in dezelfde of de eerstvolgende vergadering.

5   Het Bestuur zendt schriftelijk of per e-mail aan iedere Eigenaar binnen twee weken na de vergadering de notulen dan wel concept-notulen toe.

Artikel 57

10   Van het in de bestuursvergadering behandelde worden notulen gemaakt.

Artikel 58

2.   Tot de in Artikel 58.1 vermelde boeken, registers en bescheiden die betrekking hebben op administratie en beheer behoren in ieder geval:
2. de agenda’s en notulen van de vergaderingen;

Artikel 62

9   Van het in de vergadering van de Raad van Commissarissen behandelde worden notulen gemaakt.

Waar moet je op letten bij het Notuleren

  • Zorg dat je de structuur van de vergadering al opgeschreven hebt of download ons voorbeeld;
  • Weet wie de voorzitter van de vergadering is;
  • Weet wie de bestuurders zijn;
  • overleg of alleen een actielijst voldoende is, of dat de discussie ook opgeschrven dient te worden ;
  • Ga zo zitten dat je met iedereen oogcontact kunt hebben;
  • Vraag bij onduidelijkheid om verduidelijking;
  • Geef voor alle zekerheid bij iedere afsluiting van een agenda punt een samenvatting
  • Werk de notulen direct uit, dan zit alles nog vers in je geheugen
  • Controleer de uitwerking en deel deze met de voorzitter van de vergadering.

Hulpmiddelen voor de notulen

  • Pen
  • Papier
  • Laptop
  • Naambordjes
  • Dictafoon

Wat als de notulen niet klopppen

Soms kan het gebeuren dat de notulen niet volledig zijn of dat ze niet kloppen. De beste mogelijkheid om hier wat aan te doen is om direct na het ontvangen van de (concept) notulen schriftelijk naar het bestuur te reageren. Eventueel kan dit ook aangetekend zodat uw reactie vast ligt. Dit is ook van belang gezien de verwijzing die in het modelreglement 1973 opgenomen is. Dus als het om besluiten gaat die verkeerd zijn beschreven dan is het zaak om de termijn in de gaten te houden die u heeft om naar de rechter te gaan.

Lees Art. 5:130 BW Het verzoek tot vernietiging moet worden gedaan binnen een maand na de dag waarop de verzoeker van het besluit heeft kennis genomen of heeft kunnen kennis 

De tweede mogelijkheid is de vergadering zelf. Een vast punt op de agenda is het vast stellen van de notulen en dan is hier het moment om de wijzigingen of aanvullingen door te spreken.

Links naar interessante website over Notuleren

NIOW met 10 tips
Vaststellen van de Notulen op Rijssenbeek.nl