Twee jaar geen kascontrole, is dat een probleem?

Iedere maand besteden we extra aandacht aan een specifiek onderwerp wat grote invloed heeft op het functioneren van de Vereniging van Eigenaars. In de  maand fabruari staat de Vergadering van Eigenaars samen met de kascontrole centraal. Maar, is een accountent niet meer geschikt dan een kacommissie voor het uitvoeren van de kascontrole?

Wij ontvingen de volgende vraag van een van onze leden:

Twee jaar geen controle

In onze VVE is de kascontrole niet gedaan over de jaren 2014 en 2015. Het bestuur heeft dit laten gebeuren inclusief de kascontrolecommissies. Er is sprake van ingebrekestelling. De kascontrole is wettelijk verplicht  heb ik vernomen. 

Vragen:

•     Kunnen de VVE-leden nu besluiten om de kascontrole 2014 en 2015 niet te doen?
•     Alle leden een verklaring laten tekenen zodat het nieuwe bestuur niet verantwoordelijk en aansprakelijk is voor financiële gevolgen die voortkomen uit de jaren 2014 en 2015?
•     Staat de wettelijke verplichting boven deze ondertekende verklaring en dit besluit van de leden?

Deze vraag hebben we voorgelegd aan Maarten den Ouden, bedrijfseconoom en controlespecialist, auteur van o.a. De Kascommissiegids voor de VvE, beantwoordt hieronder de vraag:

Antwoorden

Het antwoord op de eerste vraag is “nee”.

Het antwoord op de derde vraag is “ja”.

Het Burgerlijk Wetboek schrijft heel duidelijk voor dat elk jaar controle door de kascommissie (de wettekst spreekt over “onderzoek” door “een commissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken”) moet plaatsvinden, dit is een bepaling van dwingend recht d.w.z. hiervan kan nooit worden afgeweken.

Voor wie het wil nalezen: boek 2 BW, artikel 48 lid 2.

Zolang de controle niet heeft plaatsgevonden en de kascommissie daarover heeft gerapporteerd aan de algemene vergadering, kan de algemene vergadering de jaarrekening ook niet goedkeuren. Van decharge van het bestuur kan dan dus ook geen sprake zijn.

Een door alle leden getekende verklaring is niet zinvol. Als er een nieuw bestuur is aangetreden, zijn de individuele bestuursleden nooit aansprakelijk voor eventueel wanbeheer door hun voorgangers.

Mijn advies aan het nieuwe bestuur (en de ledenvergadering) is om zo spoedig mogelijk alsnog de jaarrekeningen 2014 en 2015 door een kascommissie te laten controleren. Ook al omdat een goede controle van de jaarrekening 2016 en 2017 niet mogelijk is zónder controle van de twee eerdere jaren. De jaren 2014 en 2015 zijn immers de basis voor de jaren 2016 en 2017 en als niet is vastgesteld dat de basis goed is, kunnen de jaarrekeningen van latere jaren eigenlijk ook niet compleet onderzocht worden.

En omdat in dit geval dus 4 jaarrekeningen moeten worden gecontroleerd, geef ik u in overweging om de kascommissie door een deskundige te laten ondersteunen. Dan heeft u meer zekerheid dat de controle goed gebeurt en heeft u een stevig fundament gelegd voor de controle van latere jaren.