Kennis van VvE Zaken

FinancieelKascommissieVergadering van Eigenaars

Reikwijdte van de kascontrole

Reikwijdte van de kascontrole

Iedere maand besteden we extra aandacht aan een specifiek onderwerp wat grote invloed heeft op het functioneren van de Vereniging van Eigenaars. In de  maand fabruari staat de Vergadering van Eigenaars samen met de kascontrole centraal. Maar, wat is de reikwijdte van de kascontrole?

Wij ontvingen de volgende vraag van een van onze leden: 

Gaat de kascontrole – alleen – over de juistheid van de gefactureerde bedragen, (het geld, overschrijvingen, bankafschriften, enz.) of ook over – een bredere beoordeling – zoals: de kwaliteit, de opstelling, de correctheid, de juistheid en betrouwbaarheid van de geleverde producten en diensten zoals die vermeld en omschreven zijn op de facturen? Want ik heb de indruk dat met de laatstgenoemde punten wel gesjoemeld kan (en ook wel zal) worden!

Deze vraag hebben we voorgelegd aan Maarten den Ouden, bedrijfseconoom en controlespecialist, auteur van o.a. De Kascommissiegids voor de VvE, beantwoordt hieronder de vraag:

De kascontrole gaat zeker niet alleen over de juistheid van de gefactureerde bedragen! De reikwijdte gaat veel verder dan alleen de controle van de gefactureerde bedragen.

Reikwijdte van de kascommissie

De taak van de kascommissie bij een VvE is de controle van de jaarrekening. Dus de controle van de balans, exploitatierekening en toelichting daarbij.

Daartoe zal de kascommissie natuurlijk ook facturen controleren.

De vraagsteller heeft helemaal gelijk als hij stelt dat met facturen ‘gesjoemeld’ kan worden – papier is geduldig en tegenwoordig kan iedereen met behulp van een pc en een printer niet van echt te onderscheiden facturen maken.

Een goede kascommissie kijkt dus niet alleen óf er een factuur is, maar óók en vooral of de prestatie geleverd is.

Dus het is (bijvoorbeeld) niet op de eerste plaats belangrijk om vast te stellen dat er 12 facturen voor de maandelijkse schoonmaak door het glazenwassersbedrijf in de administratie zitten. Het belangrijkste is om vast te stellen dat het glazenwassersbedrijf het afgelopen jaar inderdaad 12 keer alle ramen heeft gereinigd en dat dit goed is gebeurd!

Twee manieren van controle

Er zijn twee manieren waarop de kascommissie dit kan vaststellen:

  1. Door eigen waarneming. In dit voorbeeld van ramen reinigen kan de kascommissie natuurlijk relatief eenvoudig zelf in de gaten houden dat het glazenwassersbedrijf elke maand actief is geweest.
  2. Door een goede autorisatieprocedure voor betalingen. Een VvE die zijn zaken op orde heeft, zal een betalingsprocedure hebben die inhoudt dat een rekening pas betaald wordt nádat een bestuurslid (of bijv. een lid van een ‘technische commissie’) heeft vastgesteld dat de prestatie geleverd is (én voldoet aan de afgesproken kwaliteit) en akkoord is met betaling.
    De kascommissie kan in dat geval eenvoudig nagaan of alle facturen voorzien zijn van een betalingsakkoord.

In De Kascommissiegids voor de VvE staat bij elk hoofdstuk een checklist voor de controle. Een kascommissie die deze checklists gebruikt, zal dit soort belangrijke attentiepunten voor de controle niet snel over het hoofd zien.

Het laatste nieuws wekelijks in je mailbox!

2 reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.