Kennis van VvE Zaken

Bestuur

Decharge aan het bestuur van de Vereniging van Eigenaren

Decharge aan het bestuur van de Vereniging van Eigenaren

Over het verlenen van decharge bestaan nogal wat misverstanden. Dat betreft niet alleen de spelling van het woord ‘decharge’ (het moet écht zónder accent aigu (´) worden geschreven…).

Expliciete decharge is niet verplicht

In tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, is er geen enkele wettelijke bepaling die voorschrijft dat het bestuur elk jaar decharge moet vragen of krijgen van de ledenvergadering. Ook het modelreglement geeft helemaal geen regels over dit onderwerp.

Dit artikel over “decharge” is ontleend aan het boek Financiën van de VvE, gids voor bestuurders en appartementseigenaren. In deze gids staan nog veel meer zaken die elk VvE-bestuurslid en elke appartementseigenaar zou moeten weten.

Betekenis

Het woord “decharge” is lastig goed te vertalen en veel mensen weten dan ook eigenlijk niet goed wat ermee wordt bedoeld. Het begrip “getuige à decharge” is wat bekender; het gaat dan om een getuige die een ontlastende verklaring aflegt.

“Decharge” zou je dus kunnen vertalen als “ontlasting” maar dat klinkt weer niet zo lekker. Het is wellicht het beste te omschrijven als een goedkeuring van de bestuursverantwoording (het jaarverslag en de jaarrekening) én van het gevoerde beleid en bestuur.

Dus bijvoorbeeld als uit de jaarrekening blijkt dat het bestuur veel meer geld dan begroot aan een bepaalde activiteit heeft uitgegeven kan de ledenvergadering na het verlenen van decharge het bestuur niet meer op deze begrotingsoverschrijding aanspreken.

Maar als er zaken zijn die ten onrechte niet uit de jaarrekening blijken (bijvoorbeeld er is een grote fraude gepleegd, waardoor de jaarrekening achteraf ook niet blijkt te kloppen), kan het bestuur zich niet beroepen op de verleende decharge.

Decharge aan het bestuur

Het is de ledenvergadering die decharge geeft aan het bestuur. De decharge wordt dus niet alleen aan de penningmeester gegeven en ook niet door de kascommissie. En al helemaal niet wordt de decharge verleend aan de VvE-beheerder (tenzij het bestuur helemaal is uitbesteed aan een VvE-beheerder en de beheerder dus ook het bestuur is).

Decharge houdt in dat de bestuursverantwoording wordt goedgekeurd én ook het gevoerde bestuur. Het is mogelijk dat de verantwoording (jaarrekening en jaarverslag) een correct beeld geeft van het gevoerde bestuur en daarom wordt goedgekeurd, terwijl de vergadering van eigenaars het niet eens is met het gevoerde bestuur. In dat geval zal geen decharge worden verleend.

De kascommissie behoort ook geen advies aan de vergadering van eigenaars te geven om decharge te verlenen. Daarvoor zijn twee redenen:

  • de kascommissie controleert alleen de jaarrekening en niet het jaarverslag;
  • de kascommissie heeft niet als taak om het gevoerde bestuur te beoordelen.

De mededeling van een kascommissie aan de vergadering van eigenaars De kascommissie adviseert de Algemene Ledenvergadering het bestuur decharge te verlenen is weliswaar heel gebruikelijk, maar eigenlijk dus niet correct. Om aan te sluiten op het gebruik en tóch goed aan te geven dat het bij decharge niet alleen gaat om de jaarrekening, is de volgende tekst een praktische oplossing hiervoor:

Als de ledenvergadering ook instemt met het gevoerde bestuur, kan decharge aan het bestuur worden verleend.

Het kan immers zijn dat de jaarrekening helemaal correct is, maar dat er andere omstandigheden zijn waardoor de ledenvergadering geen decharge aan het bestuur wil verlenen.

Als voorbeeld: stel het bestuur heeft verzuimd om voor het uitvoeren van een paar grote onderhoudsklussen verschillende offertes aan te vragen, maar heeft deze werkzaamheden tegen een veel hogere dan normale prijs laten uitvoeren door het bedrijf van de broer van de secretaris. De kosten van deze werkzaamheden zijn keurig verwerkt in de jaarrekening en de jaarrekening klopt ook op alle andere punten. Dan is het toch goed denkbaar dat de vergadering van eigenaars geen decharge wil geven.

Of denk bijv. aan het geval dat enkele bestuursleden een grote achterstand hebben in het betalen van de maandelijkse bijdragen.

Geen expliciete decharge

Zoals eerder vermeld is er geen wettelijke bepaling die voorschrijft dat het onderwerp ‘decharge’ op de agenda van de ledenvergadering wordt geplaatst. Maar het is zeker een goed gebruik om jaarlijks expliciet stil te staan bij de vraag ‘Heeft het bestuur goed bestuurd en is de verantwoording van het bestuur in orde?’.

De beantwoording van die vraag geeft ook duidelijkheid naar het bestuur. Je zou kunnen zeggen dat het bestuur ook recht heeft op die duidelijkheid, vandaar dat het ook goed is als een bestuur dit onderwerp ook op de agenda van de ledenvergadering plaatst.

Maar als het onderwerp ‘decharge’ niet op de agenda staat, de jaarrekening goedgekeurd wordt (want het onderwerp ‘jaarrekening’ is wél een voorgeschreven agendapunt) en er geen grote kritiek is op het functioneren van het bestuur, is er feitelijk ook sprake van decharge, zij het stilzwijgend.

Decharge aan de beheerder

Er zijn beheerders die het op prijs stellen om ook door de jaarlijkse ledenvergadering gedechargeerd te worden.

In het geval dat het volledige bestuur aan de beheerder is uitbesteed, geldt hetgeen hiervoor is gezegd over decharge aan het bestuur.

Als slechts onderdelen van het bestuur zijn uitbesteed – bijvoorbeeld de beheerder doet alleen het technisch beheer of alleen de administratie- is het prima om het onderwerp ‘decharge van de beheerder’ op de agenda van de ledenvergadering te plaatsen. Of beter nog het onderwerp ‘evaluatie van de activiteiten van de beheerder’. Dit nodigt leden immers uit om hun mening te geven over het functioneren van de beheerder en dat kan weer leiden tot verbeteringen. Te vaak komt het voor dat leden ontevreden zijn over (onderdelen van) het functioneren van een beheerder, zonder dat er gestructureerd actie wordt ondernomen om dat functioneren te verbeteren.

De ledenvergadering kan ook besluiten om voor een bepaald onderdeel wel en voor een ander onderdeel geen decharge te verlenen.

In de notulen van de vergadering zou dat bijvoorbeeld als volgt verwoord kunnen worden:

‘De vergadering verleent decharge aan de beheerder voor het administratief beheer. De vergadering is echter ontevreden over de kwaliteit van het technisch beheer. Met name de opvolging van storingsmeldingen is veel te traag. Afgesproken is dat het bestuur met de beheerder concrete afspraken over de snelheid van het verhelpen van storingen maakt. De vergadering gaat ervan uit dat deze afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen.’

Gerelateerde artikelen
VvE Rechtspraak - Beheer van de VvE

Ontevreden over VvE Beheerder? Daar is wat aan te doen

Software

Werken in de Cloud, wat is het en waarom moet je er gebruik van maken?

FinancieelKascommissie

Het beveiligen van de banktegoeden van uw VvE

BestuurVvE Centraal

De functie van het bestuur

Het laatste nieuws wekelijks in je mailbox!

1 Reactie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.