Kennis van VvE Zaken

VergaderingVvE Zaken

Jaarlijkse Vergadering van Eigenaars van de VvE

In de eerste maanden van het jaar is het weer tijd voor de jaarlijkse vergadering van eigenaars van de VvE. Bij deze vergadering worden in ieder geval de cijfers van het afgelopen boekjaar besproken en door de eigenaren vastgesteld. Meestal wordt ook de begroting voor het komende jaar door de leden goedgekeurd. Bij sommige Vereniging van Eigenaren (VvE) wordt de begroting tijdens een vergadering in het najaar besproken en goedgekeurd.

Verplicht nummertje?

Maar er is meer dan dit verplichte financiële nummer. Vaak wordt de vergadering ook gebruikt om noodzakelijke of gewenste onderhoudsactiviteiten voor het komende jaar te bespreken en is zowel de individuele eigenaar als het bestuur vrij om welk onderwerpen dan ook op de agenda van de vergadering te (laten) plaatsen. Je kun dan denken aan agendapunten met betrekking tot overlast of klachten. Om je goed voor te kunnen bereiden op de vergadering heb ik veel voorkomende agendapunten hieronder kort toegelicht.

Agendapunten van de vergadering van eigenaars

OpeningDe aanwezige leden worden door de voorzitter welkom geheten. Als er voor jou nieuwe gezichten zijn, vraag dan gerust of zij zich kort willen voorstellen.
Vaststellen agenda

 

Omdat de leden vooraf geïnformeerd moeten worden over de te bespreken onderwerpen, kun je geen nieuwe agendapunten toevoegen. Wel kun je vragen of de volgorde van de agenda veranderd kan worden.
Vaststellen aantal stemmen

 

Vraag de voorzitter om vast te stellen hoeveel stemmen er bij de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en of dit voldoende is om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen.
Vaststellen notulen

 

De VvE is verplicht om van elke vergadering notulen op te stellen. De Vergadering keurt de opgestelde notulen op de eerstvolgende vergadering goed. Controleer altijd of de afspraken die in de vergadering zijn gemaakt goed in de notulen worden weergegeven. Als dit niet het geval is, vraag dan om aanpassing van de notulen.
Ingekomen stukken en mededelingenBij dit punt neemt het bestuur het woord, maar je kunt zelf ook een mededeling doen.
Jaarverslag

 

Het is bij dit punt belangrijk om vast te stellen of het bestuur uitvoering heeft gegeven aan de gemaakte afspraken. Wees alert op activiteiten van het bestuur die niet door de vergadering zijn goedgekeurd.
Financieel overzicht afgelopen boekjaarBalans  Controleer of de liquide positie van de VvE volstaat om de geplande onderhoudskosten uit de meerjarenbegroting te financieren, zowel nu als in de toekomst.

Exploitatierekening  Bekijk of de vastgestelde begroting van het afgelopen boekjaar en de daadwerkelijke uitgaven in dat jaar op elkaar aansluiten.

Toelichting op de jaarrekening Controleer of afwijkingen in de jaarrekening cijfermatig en/of tekstueel zijn toegelicht.

Verklaring kascommissie Vraag de kascommissie of en hoe ze gecontroleerd heeft dat het geld van de VvE ook daadwerkelijk op de rekening van de VvE staat. Vraag ook of ze opmerkelijke posten is tegengekomen, bijvoorbeeld extreem hoge rekeningen of repeterende kosten.

Decharge bestuur voor gevoerde beleid – Door decharge te verlenen ontlast je de bestuurders formeel van aansprakelijkheid voor het gevoerde (financiële) beleid.

(Her)benoeming kascommissieleden

 

Let erop dat leden van de kascommissie over voldoende tijd en expertise beschikken om het controlewerk zorgvuldig uit te kunnen voeren. Mochten deze leden niet binnen je VvE aanwezig zijn, stel dan voor om een accountant in te huren.
Begroting komend jaar

 

De eerste vraag die bij dit punt vaak wordt gesteld is: hoe hoog worden de servicekosten? Dat is belangrijk, maar let er ook op dat er reëel voor onderhoud wordt begroot . Er kan ook te weinig geld worden gereserveerd, waardoor je later voor onverwachte kosten komt te staan. Ook kun je hier vragen of de vaste contracten met regelmaat worden geëvalueerd.
Rondvraag

 

Iedereen die aanwezig is krijgt de kans om tijdens de rondvraag het woord te nemen.

download hier een voorbeeld van de agenda

De vergadering van eigenaars, what’s in it for me?

Nu kom ik steeds vaker VvE’s tegen waar de leden massaal verstek laten gaan bij de jaarlijkse vergadering van eigenaars. Deels omdat men te druk is en deels heeft dit te maken met de individualisering van de maatschappij, What’s in it for me?. Jammer, want tijdens deze vergadering worden besluiten genomen die van invloed kunnen zijn op servicebijdrage en dus op je maandelijkse woonlasten. Een ander argument dat ik af en toe hoor is het bestuur gaat toch zijn eigen gang, of de meerderheid is het er vast niet mee eens. Hier komt je eigen verantwoordelijkheid als eigenaar om de hoek kijken. Als jij de moeite neemt om je punten goed te onderbouwen en vooraf een lobby onder je medebewoners te starten dan is er meer te realiseren dan je vooraf bedenkt. Dit vraagt uiteraard wel de nodige tijd en inspanning, maar als het voor jou en je woongenot belangrijk is dan is het de investering vast wel waard!

Author: Cora Vonk

Gerelateerde artikelen
BestuurGeschillenOverlastVvE Zaken

De 8 tips voor het vergroten van je woongenot binnen een VvE.

VvE Rechtspraak - BesluitvormingVvE Rechtspraak - Vergadering van Eigenaars

Alertheid geboden bij het digitaal oproepen voor de Vergadering van Eigenaars

VergaderingVvE Zaken

Besluiten van de Vergadering van Eigenaars omzetten in acties.

VergaderingVvE Zaken

Kan een agendapunt tijdens de vergadering worden toegevoegd?

Het laatste nieuws wekelijks in je mailbox!

4 reacties

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.