Kennis van VvE Zaken

FinancieelFraudeKascommissie

Fraude Veghelse VvE topje van de ijsberg

Bijna elke week komt er wel een fraude bij een vereniging of soortgelijke organisatie in het nieuws. De Telegraaf berichtte nog begin dit jaar dat het schadebedrag in 2013 zo’n 10 miljoen euro bedroeg en in 2014 5,5 miljoen euro. Dan gaat het om de fraudes die in de openbaarheid zijn gekomen. Vooral bij Verenigingen van Eigenaren blijven fraudes nogal eens buiten de publiciteit.

Laakbaar niet-handelen

De fraude voor een bedrag van € 59.000 bij VvE De Nieuwe Leest in Veghel is wél in de publiciteit gekomen. Volgens een bestuurslid van de VvE is er “geen sprake van laakbaar handelen van de VvE”. Dat klopt in die zin dat het VvE-bestuur geen fraude heeft gepleegd, maar het administratiekantoor aan wie de boekhouding was uitbesteed. Maar goed beschouwd is er waarschijnlijk wél sprake van laakbaar niet-handelen door het VvE-bestuur!

Immers een VvE-bestuur hoort maatregelen te treffen om fraude tegen te gaan. En in dit geval lijken dergelijke fraudepreventieve maatregelen te hebben ontbroken.

Hoe kan het anders zijn dat een administratiekantoor zonder medeweten van het VvE-bestuur een bedrag van maar liefst € 40.000 van de betaalrekening van de VvE kan overboeken of opnemen?

En hoe is het mogelijk dat de VvE van de politie moet vernemen dat er fraude gepleegd is? Blijkbaar had het VvE-bestuur nog niet in de gaten dat er geld verduisterd was, zelfs niet nadat er na de eerste overboeking van € 40.000 een maand later nóg eens € 19.000 was overgeboekt.

Is vertrouwen goed?

Eén troost voor dit VvE-bestuur en de leden van deze VvE: dit soort onregelmatigheden komt ook bij veel andere VvE’s voor. De VvE vertrouwt de eigen penningmeester of het administratiekantoor blindelings en neemt geen fraudepreventieve maatregelen.

Vertrouwen is goed, blind vertrouwen is niet goed, de controle moet óók goed zijn.

Fraudepreventie is niet moeilijk

In Financiën van de VvE, gids voor bestuurders en appartementseigenaren staan een aantal hoofdstukken over fraude en het voorkomen daarvan. Eén van die hoofdstukken heet “Kijk mee op de betaalrekening!”.

Daarin staat onder andere hoe fraude kan worden tegen gegaan als een VvE de administratie heeft uitbesteed:

“De VvE zal moeten eisen dat een bestuurslid mee kan kijken naar de mutaties op de betaalrekening. Met internetbankieren kan dat heel eenvoudig: de mutatiebevoegdheid ligt dan bij het administratiekantoor, maar een VvE-bestuurder heeft raadpleegbevoegdheid.” Dit meekijken kan natuurlijk ook op andere manieren worden geregeld, maar het is essentieel dat vreemde overschrijvingen binnen niet al te lange tijd gesignaleerd worden.

Een andere eenvoudige fraudepreventieve maatregel is het beperken van de overschrijfbevoegdheid van degene die de administratie voert. Waarom zou een administratiekantoor of penningmeester ongelimiteerd bedragen moeten kunnen overschrijven?

Advisering door kascommissie

Een goed functionerende kascommissie zal bij de jaarlijkse controle ook oog hebben voor eventuele gebreken in de financiële organisatie van de VvE en aan bestuur en ledenvergadering verbeteradviezen uitbrengen.

In De Kascommissiegids voor VvE’s staan maar liefst 15 concrete tips om het geldverkeer en de administratie te beveiligen. Omdat het financieel belang van appartementseigenaren bij een goede financiële administratie en organisatie groot is, is het zaak dat zowel de leden(vergadering) als het bestuur en de kascommissie aandacht hebben voor een veilige betaalorganisatie.

Het zal je maar gebeuren dat de spaarrekening en/of de betaalrekening van de VvE leeggeroofd blijkt te zijn…

Author: VvE Admin

Het laatste nieuws wekelijks in je mailbox!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.