Op grond van de wet hebben alle appartementseigenaars toegang tot de vergadering. Iedere eigenaar heeft een persoonlijke bevoegdheid om de vergadering bij te wonen en op die vergadering zijn stem uit te brengen. Een eigenaar kan ook per volmacht ter vergadering verschijnen volgens de modelsplitsingsreglementen (artikelen 35 MR 1973, 36 MR 1983 en 1992 en 49 MR 2006). In enkele oude(re) splitsingsreglementen komt het voor dat niet de mogelijkheid wordt gegeven om per volmacht op de vergadering te verschijnen. In dat geval kan een eigenaar slechts zelf in persoon de vergadering bijwonen en zijn stem uitbrengen.
In alle modelsplitsingsreglementen is bepaald dat een volmacht schriftelijk moet worden gegeven. In het modelsplitsingsreglement van 2006 is bovendien opgenomen dat geen volmacht kan worden verleend aan het bestuur. Naast de eis dat een volmacht schriftelijk moet worden gegeven, zijn er nog andere beperkingen denkbaar die in het splitsingsreglement kunnen worden geregeld. Denk bijvoorbeeld aan het aantal volmachten dat een eigenaar mee naar een vergadering mag nemen.
Als niet aan de vormvereisten wordt voldaan, is de door de gevolmachtigde ter vergadering uitgebrachte stem nietig. De stem van de volmachtgever wordt geacht niet te zijn uitgebracht. Dit heeft echter niet tot gevolg dat het besluit van de vergadering zonder meer nietig is of niet bestaat. Dat hangt van de stemuitslag af.
Een veel gestelde vraag is of een volmacht ook digitaal afgegeven kan worden. De modelsplitsingsreglementen laten de mogelijkheid van een digitale schriftelijke volmacht wel open. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om de getekende volmacht als ingescand bestand per e-mail toe te zenden. Een dergelijk bestand kan als schriftelijk document worden gezien. Het verdient aanbeveling om indien gewenst het gebruik van een digitale volmacht nader in het huishoudelijk reglement te regelen.
Kortom, het is van belang om altijd in het splitsingsreglement na te gaan of de volmachtverlening daarin is geregeld en om daarnaast ook na te gaan of de afgegeven volmachten aan de vormvereisten voldoen.
Mocht u specifieke vragen over dit onderwerp hebben dan kunt u deze vraag hier aan haar stellen of neem direct contact op met Chantal Rohaan via www.rijssenbeek.nl.
