VvE Centraal wil graag meer weten wat er leeft in Nederland op het gebied van de Vereniging van Eigenaars. Bij veel artikelen vindt u al reacties en meningen. Dat vinden we erg prettig en om een goed beeld te krijgen willen we graag maandelijks een stelling poneren die we krijgen aangedragen van derden.
Deze maand een stelling van Maarten den Ouden (auteur van VvE boeken):
Te weinig aandacht voor financiën kost appartementseigenaren heel veel geld.
Als je ziet hoe makkelijk er vaak door VvE-besturen en VvE-leden(vergaderingen) met het geld van de VvE wordt omgegaan, zou je haast denken dat appartementseigenaren nauwelijks geïnteresseerd zijn in geldzaken omdat ze toch geld genoeg hebben…
Een aantal voorbeelden.
“Jaarrekening”
VvE-besturen stellen een jaarrekening op of nemen genoegen met een door de VvE-beheerder opgestelde jaarrekening die voor de leden eigenlijk niet goed te begrijpen is. Of helemaal niet begrepen wordt. Daardoor wordt het onderwerp VvE-financiën voor veel leden nóg sneller een ‘ver-van-mijn-bed-show.’ Leden die de jaarrekening niet goed begrijpen kunnen ook niet zo makkelijk gerichte vragen over de financiën stellen – en sommige bestuurders vinden dat wel zo makkelijk. Kritische leden worden weggezet als ‘lastig’ en zo kunnen bestuurlijke missers met financiële gevolgen makkelijker worden weggemoffeld.
“Meerdere offertes”
Het aanvragen van meerdere offertes voor groot onderhoud kost maar extra tijd dus dat doen we niet. Of de voorzitter beslist dat onderneming X dat maar moet doen (zonder daarbij te vertellen dat die onderneming van zijn broer is). Ik ken diverse voorbeelden waarbij door zo’n handelwijze de kosten voor een klus twee of drie keer hoger waren dan de offertes van andere ondernemingen.
“Achterstallige eigenaarsbijdragen”
Ook het incasseren van achterstallige eigenaarsbijdragen kost veel tijd en het is nog vervelend ook. Dus beheerders hebben daar een hekel aan, waardoor de achterstanden steeds hoger oplopen en een deel daarvan gewoon niet meer binnenkomt.
“Fraude”
Aan de organisatie van het geldverkeer besteedt men vaak ook weinig aandacht. Daardoor komen sommige penningmeesters in de verleiding om fraude te plegen en ook sommige VvE-beheerders kunnen die verleiding niet weerstaan. Veel van die fraudes komen niet in de openbaarheid, VvE-besturen en appartementseigenaren lijden in stilte omdat men zich schaamt voor de wel zeer eenvoudige wijze waarop zo’n fraude jarenlang kon voortduren. Jammer want andere VvE’s zouden lering kunnen trekken uit dergelijke fraudes.
“Liftonderhoud”
Liften zijn nodig en kosten nou eenmaal veel geld dus daar besteden veel besturen ook niet veel tijd aan. Als de lift kapot is laten we deze (weer) repareren en betalen gewoon wat de liftonderhoudsonderneming vraagt, niets op aan te merken toch (lees: liftgeheimen, Maatschappelijk Verantwoord Opgelicht van Péron)?!
“Kascommissie”
Tot slot de kascommissie. Besturen vinden het teveel moeite om op zoek te gaan naar deskundige VvE-leden die bereid zijn om één keer per jaar die belangrijke jaarlijkse controle te verrichten; het is veel makkelijker om tijdens de ledenvergadering te wachten totdat uiteindelijk iemand z’n vinger opsteekt. Als er al dan niet toevallig wél kascommissieleden gekozen worden die serieus werk van de controle willen maken is het vaak zo dat het bestuur deze leden meer als tegenstanders dan als partners ziet. Op commentaar van leden zit het bestuur immers niet te wachten?
Wij voeren als VvE Hanzehof sinds 1-1-14 zelf het beheer uit. Onze vorige professionele beheerder liet vooral op financieel gebied veel steken vallen maar verzuimde niet zijn eigen rekeningen te betalen. Debiteurenbeheer werd onvoldoende uitgevoerd waardoor fikse achterstanden ontstonden. Offertes werden nauwelijks opgevraagd. Kritische vragen werden als lastig ondervonden. Kortom, diens wij het heft in eigen handen hebben genomen is er veel veranderd. De boekhouding wordt door een extern kantoor uitgevoerd. Debiteurenbeheer doen we ook zelf. MJOP wordt samengesteld op basis ban bestaande gegevens en/of tenminste 3 offertes.
Ik ben het helemaal eens met deze stelling.
Onze VvE heeft een professionele organisatie voor het complete beheer. Zowel administratief, financieel als bouwkundig. Deze dienst is vanaf de oplevering van ons complex in 2004 actief. Sinds 2013 ben ik voorzitter van de VvE.
De jaarlijkse begroting vertoonde enkele posten met een hoog bedrag. Dus ben ik zelf gaan onderzoeken hoe dat in elkaar steekt. Wat blijkt? Met elke actie die ik ben gestart, kan ik jaarlijks duizenden euro’s besparen. Een opsomming: een nieuw contract voor liftonderhoud, de collectieve inkoop van stroom, de juiste (lagere) aansluitcapaciteit bij de elektrische liften, de clustering van de energiebelasting, de overstap naar een andere verzekeraar en tot slot het honorarium van de professionele beheerder. In totaal circa € 30.000,- op een jaarlijkse begroting van circa € 140.000,-.
En dan heb ik het nog niet eens over de incidentele kosten die ik terug kon krijgen door een goede controle van de kasboeken die door de professioneel beheerder waren opgesteld. Zoals foutieve toepassing van het 6% btw-tarief, dubbele kosten voor de aansluitcapaciteit of een ander voorbeeld: het niet reclameren bij de verzekering van waterschade herstelwerk.
Ook het zelf opvragen van offertes bij bedrijven geeft een heel nieuw inzicht in wat een bepaalde dienst of klus moet kosten. Dan blijkt de beheerder ‘marktconforme’ aanbiedingen te hebben ontvangen, maar ondertussen blijkt gewoon sprake te zijn van MVO. Maatschappelijk Verantwoord Oplichten door vooral ‘dure’ bedrijven om een offerte te vragen. De wereld van VvE-beheer is bijzonder, zal ik maar zeggen. En als consument heb ik nog geen goede vergelijkingssite gevonden, waar beheerders op hun prijs-kwaliteit verhouding worden gewaardeerd. De mogelijkheden tot onderlinge kennisuitwisseling tussen VvE-bestuurders laat feitelijk ook te wensen over.
De door mij bereikte jaarlijkse kostenbesparing komt overigens goed van pas. Dit omdat de dotatie in de post groot onderhoud structureel te laag was. Waarom vraagt u zich af? Omdat behalve ik, niemand door had dat € 40.000,- sparen voor het totaalonderhoud van onze tien liften in 2034 iets te weinig was. Nou ja, behoorlijk meer dan iets. Feitelijk moet het € 400.000,- voor tien liften zijn. En de eerste investeringen dienen ruim voor 2034 al plaats te vinden in het liftonderhoud.
Kortom, een VvE bestuur dat alles overlaat aan haar ‘professioneel’ beheerder kan wel degelijk van een koude kermis thuiskomen. Mijn advies: wees actief en neem zelf ook eens initiatieven. Het kost wat (tijd), maar dan heb je ook wat.
Zo zijn wij nu ook bezig met de overstap naar led-verlichting. Onze VvE is straks klaar voor een duurzame toekomst.
Tja…… hier worden wel heel ‘zwarte scenario’s ‘ geschetst zeg.
Ik begrijp wanneer bovenstaande zaken, werkelijkheid zijn, dat er heel wat schort in VvE land.
Wellicht mogen wij ons gelukkig prijzen ….. binnen onze VvE is een ieder zich zeer bewust van de goede zorg voor het geld wat door de gemeenschap wordt opgebracht.
Sterkte voor hen die zich wel herkennen in de geschetste situaties.
@ Hans, zo te lezen heb je niet stil gezeten met als gevolg een mooi resultaat.
Echter één opmerking, je zegt: ” Kortom, een VvE bestuur dat alles overlaat aan haar ‘professioneel’ beheerder kan wel degelijk van een koude kermis thuiskomen.”
Het is niet het bestuur die alles overlaat aan …… maar de VvE. De VvE heeft besloten om een externe beheerder te benoemen.
Zelf ben ik een pleitbezorger om in elke vergadering van de VvE ( twee keer per jaar ) aan te sturen op juist die gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Het sluipt er anders heel snel in dat de leden van de VvE gaan denken ‘ we hebben toch een bestuur, waar zou ik me druk om maken! ‘
@Carla, dank voor je commentaar en compliment. Maar ook je kanttekening. De Vereniging heeft destijds bewust gekozen om alles bij een professioneel beheerder onder te brengen. Je kent dat wel. Niemand heeft interesse om iets te doen. Daarbij was er wel degelijk de verwachting dat de professioneel beheerder op de juiste wijze de belangen van de Vereniging zou dienen. Echter, nu blijkt dat als je daar voetstoots vanuit gaat, je dus wel eens een loer gedraaid kan worden. Bij ons in ieder geval wel. Zo ‘professioneel’ was het allemaal niet.
Maar je hebt gelijk dat het de verantwoordelijkheid is van de gehele Vereniging. En dat je niet alles op zijn beloop moet laten. Het advies luidt hoe dan ook een goede controle uit te voeren op wat er achter de schermen allemaal wordt gedaan met het geld van de Vereniging. Daarom ben ik het ook eens met de stelling.
In mijn beleving moeten veel (vooral oudere) mensen moeten nog wakker worden uit de situatie van de verzorgingsmaatschappij. De huidige maatschappij maakt te gemakkelijk misbruik van mensen die vertrouwen dat alles wel goed voor hen geregeld wordt. Of ze nou wel of niet voldoende gezond verstand hebben.
Gezien het voorgaande kan ik me goed voorstellen dat je in de Vergadering aanstuurt op de gezamenlijke verantwoordelijkheid. Als je daar voorbeelden van hebt, dan lees ik die graag.
Carla en Hans,
Ik heb jullie reactie met belangstelling gelezen. Ik ben het roerend eens met de stelling.
Vanaf begin 1998 ben ik voorzitter van de vve (24 eenheden) en sinds1-1-2013 ook nog eens administrateur (ofwel reglementair het bestuur) ben omdat de vorige externe administrateur er abrupt mee gestopt is en de leden het te duur vinden om een nieuwe administrateur te benoemen. Onder de vorige administrateur heb ik al 1 lid gecharterd om samen met de administrateur en de voorzitter het dagelijkse bestuur te vormen. Niet reglementair maar het werkt wel.
De problematiek bij vele vve’s is dat het gros van de eigenaren, zolang de servicekosten beperkt en betaalbaar blijven het hele reilen en zeilen van de vve niets kan schelen. Als dan ook nog het bestuur minder enthousiast is dan gaat het na verloop van tijd geld kosten. Ook als er een externe beheerder is.
Wij hebben een aantal jaren geleden al led-verlichting aangebracht en zijn nog een stap verder gegaan door bewegingsmelders aan te brengen. De elektranota is daardoor belangrijk naar beneden gegaan.
Ook hebben wij een fianciële quickscan door Plan Building laten doen wat ook een aantal tips heeft opgeleverd. De verzekering was qua premie aan de hoge kant. Inmiddels hebben wij bijna € 200,00 premie vermindering gekregen. Ook het lift onderhoud was behoorlijk prijzig. Maar doordat ons contract nog llopt tot 1 januari 2015 kunnen wij op dit moment nog niets doen. Wel zijn wij bezig om voor de lift van ruim 30 jaar oud een MJOP op te stellen. In het totale MJOP was daar nog geen rekening meegehouden.
Beste lezeres ook wij zijn overgegaan naar zelf besturen van alle beheerszaken maar besteden klein deel uit aan derden.
Waarom onze vorig beheerder maakt er een potje van en dat is zeer netjes uitgedrukt.
Goed MJOP werd uitgekleed, onderhoud slecht uitgevoerd of veel niet.
Offertes nooit van gehoord.
Nu na 5 jaar achterstallig onderhoud weer ingehaald vele offertes maakte als weer betaalbaar. Bedrijven met een groot overhead en mooie kantoren bedankt voor hun diensten.
Veel kleinschalige bedrijven werken voor ons. Kosten reductie van tot 30% bereikt beter onderhoud en Mjop weer op orde. Dit met betrokken bewoners bestuur . Dus een goed vooruitzicht voor de toekomst.