FinancieelKascommissie

Het beveiligen van de banktegoeden van uw VvE

beveiligen van banktegoeden vve

beveiligen van banktegoeden vvePreventieve maatregelen tegen fraude

Begin dit jaar kwam in het nieuws dat er jaarlijks voor zo’n 10 miljoen euro per jaar wordt gefraudeerd bij vrijwilligersorganisaties. Die 10 miljoen euro is overigens alleen het bedrag van de fraudes die in de publiciteit zijn gekomen! Zie het artikel in de Telegraaf

Een Vereniging van Eigenaars is óók een vrijwilligersorganisatie. Zeker als het bestuur en de administratie niet zijn uitbesteed, is er qua organisatie weinig verschil met bijvoorbeeld een sportvereniging.

Wel heeft een VvE vaak méér geld op de bankrekeningen staan dan een sportvereniging. Het is dus extra belangrijk om die banktegoeden goed te beveiligen. Dit artikel geeft tips voor een goede ‘administratieve organisatie’ rondom de bank- en spaarrekeningen. Met andere woorden: welke preventieve maatregelen kunt u treffen om fraude tegen te gaan en in ieder geval zo spoedig mogelijk te ontdekken?

Kan fraude bij uw VvE vóórkomen?

Als u wilt weten of fraude ook bij uw VvE zou kunnen voorkomen, hoeft u slechts twee vragen in alle eerlijkheid te beantwoorden:

  1. Stel uw penningmeester boekt vandaag de helft van het banksaldo over naar zijn eigen rekening. Weet u zeker dat dit binnen een maand ontdekt wordt?
  2. (Deze vraag stelt u aan de penningmeester) Zijn de laatste drie jaarlijkse controles door de kascommissie nou echt degelijk uitgevoerd?

Als het antwoord op beide vragen “ja” is, hoeft u zich in het algemeen geen zorgen te maken. Maar als ik deze vragen tijdens de workshops die ik geef stel aan de aanwezige bestuursleden, beantwoordt zeker 90% van de aanwezigen beide vragen ontkennend.

Voorkómen van fraude

Waarschijnlijk heeft uw VvE een bankrekening (rekening-courant) en een spaarrekening. Binnen bedrijven en overheidsorganisaties is het heel gebruikelijk dergelijke banktegoeden te beveiligen. Dat houdt in dat niet één persoon zo maar geld van deze rekeningen kan overboeken of opnemen.

Het bestuur van uw VvE kan ook een dergelijke maatregel treffen. De meest eenvoudige en daardoor ook praktisch realiseerbare maatregel is de volgende: laat een tweede bestuurslid het gebruik van de rekeningen  controleren!

Die controle kan op twee manieren worden georganiseerd:

  •  De penningmeester neemt elke bestuursvergadering de dagafschriften mee en het tweede bestuurslid loopt alle dagafschriften even door.
  • Het tweede bestuurslid heeft net als de penningmeester toegang tot het internetbankieren en kan dus regelmatig even de mutaties op de rekeningen bekijken. (Als uw VvE bijvoorbeeld een bankrekening bij ING / ex-Postbank heeft, kent het tweede bestuurslid dus de gebruikersnaam en het wachtwoord, maar heeft geen beschikking over de TAN-codes zodat hij niet daadwerkelijk gelden kan overmaken.)

Deskundige kascommissie

Een verstandig bestuur stimuleert dat de jaarlijkse ledenvergadering een deskundige kascommissie aanstelt. Ook het bestuur zal immers een goede controle van de jaarrekening willen en ook het bestuur zal immers blij zijn als de kascommissie zekerheid kan geven dat de financiën kloppen!

Het boek De Kascommissiegids voor de VvE is een handige en eigenlijk onmisbare gids voor leden van kascommissies. Elke VvE zou twee of meer exemplaren van deze gids moeten hebben. Als de controle wordt uitgevoerd zoals beschreven staat in de gids, zullen niet snel belangrijke zaken over het hoofd worden gezien. Nog beter is het als leden van de kascommissie de workshop “Financiën van de VvE” volgen. Deze workshop is op maandagavonden 3 en 10 november in Hoofddorp / Sassenheim en op 17 en 24 november in Amsterdam. Ook eigenlijk voor elk VvE-bestuurslid een ‘must’, immers elk bestuurslid moet persoonlijk de jaarrekening ondertekenen en dan is het dus zaak dat elk bestuurslid ook op de hoogte is van de wettelijke eisen voor de VvE-jaarrekening!

Vertrouwt u uw penningmeester?

Natuurlijk vertrouwt u uw penningmeester. Anders had u wel maatregelen genomen…
Maar ‘de gelegenheid maakt de dief’ zoals het spreekwoord zegt. En wie maakt de gelegenheid bij uw VvE? Juist, het bestuur.

Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid om de penningmeester ook niet in de verleiding te brengen om geld van de VvE te “lenen” (want zo begint het vaak). Iemand die weet dat hij of zij gecontroleerd wordt (of kan worden) zal veel minder snel geneigd zijn tot fraude dan iemand die weet dat de kans op ontdekking nauwelijks aanwezig is. De beschreven eenvoudige maatregel werkt dus heel preventief.

Als mocht de penningmeester toch in de verleiding zijn gekomen, dan wordt de fraude in ieder geval binnen niet al te lange tijd ontdekt en kan de schade beperkt blijven.

Want soms worden penningmeesters verleid én komen in de verleiding zo valt te lezen in dit nieuwsbericht Femme fatale ruïneert leven van een Zwolse ambtenaar.

Het duurde bijna twee jaar voordat de fraude werd ontdekt en de schade voor de VvE liep op tot maar liefst € 75.000…

 

Gerelateerde artikelen
FinancieelKascommissie

Wie mag een controleverklaring afgeven?

Bestuur

Decharge aan het bestuur van de Vereniging van Eigenaren

BeheerFraude

Checklist fraude en preventie voor VvE's

FinancieelKascommissie

Penningmeester van de VvE en de pinpas

Het laatste nieuws wekelijks in je mailbox!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.