In mijn vorige artikel heb ik voorbeelden gegeven van situaties waarbij het noodzakelijk is om de splitsingsakte te wijzigen. Maar, hoe gaat de wijziging van de splitsingsakte in z’n werk? Welk stappen moeten worden doorlopen? In dit artikel zal ik uitleggen hoe de wijziging van de splitsingsakte z’n beslag krijgt.

Recht zoals dat gold voor 1 mei 2005

Wijziging van de akte van splitsing kon tot 1 mei 2005 slechts geschieden met medewerking van alle appartementseigenaars. Als de weigering van een enkele eigenaar zonder redelijke grond geschiedde, kon de medewerking worden vervangen door een machtiging van de kantonrechter. Zonder medewerking of machtiging was de wijziging van de splitsing nietig.

Wijziging van de wet

De eis dat alle eigenaren binnen een complex mee diende te werken aan de wijziging van een splitsing werd in de praktijk als te beperkend ervaren. Bij een oud gebouw zou onder de oude wet zelfs een noodzakelijke renovatie kunnen worden tegengehouden of vertraagd doordat de daartoe noodzakelijke wijziging niet of niet zonder rechterlijke machtiging mogelijk blijkt.

In artikel 5:139 lid 2 BW is sinds 1 mei 2005 opgenomen, dat de wijziging ook met medewerking van het bestuur kan geschieden, indien het tot de wijziging strekkende besluit is genomen in de vergadering van eigenaars met een meerderheid van ten minste vier/vijfde van het aantal stemmen dat aan de appartementseigenaars toekomt of met een zodanige grotere meerderheid als in de akte van splitsing is bepaald. Let wel: het gaat hier om 80% van alle stemmen die op grond van de akte van splitsing kunnen worden uitgebracht en niet het aantal stemmen dat ter vergadering vertegenwoordigd is. Met die 80%-regeling wordt beoogd te voorkomen, dat één tegenstemmer de wijziging kan blokkeren en de overige appartementseigenaren zou dwingen tot het vragen van een vervangende machtiging op grond van artikel 5:140 lid 1 BW.

In het geval er binnen de splitsing nog sprake is van een splitsingsakte die is gepasseerd onder het oude recht dan geldt dat voor de besluitvorming tot wijziging daarvan moet worden gekeken naar hetgeen in de splitsingsakte staat vermeld. In de betreffende akte kan namelijk uitdrukkelijk vermelden dat unanimiteit (toestemming van alle eigenaren) is vereist. In dat geval ben je dus nog steeds overgeleverd aan de grillen van de tegenstemmers.

Wanneer sprake is van een “nieuwe” splitsing kan het besluit tot wijziging van de splitsingsakte worden genomen met 80% of meer (afhankelijk van wat bepaald is in de splitsingsakte) van de stemmen. Uiteraard bestaat er voor de partij(en) die tegen het voorstel zijn een mogelijkheid om het besluit te vernietigen via de rechter. De rechter kan de vordering echter afwijzen, wanneer de eiser geen schade lijdt of hem een redelijke schadeloosstelling wordt aangeboden en voor de betaling hiervan voldoende zekerheid is gesteld.

Er zijn nu dus twee manieren om de splitsingsakte te wijzigen.

1. Wijziging met medewerking van alle appartementseigenaren (5:139 lid 1 BW). In het geval dat niet alle appartementseigenaren meewerken kan hun toestemming worden vervangen door een machtiging van de kantonrechter (5:140 BW).
2. De splitsingsakte wordt door het VvE-bestuur gewijzigd nadat in de vergadering van eigenaars een besluit tot wijziging is genomen met een meerderheid van 80%. De vereiste meerderheid kan overigens afwijken, dit is afhankelijk van het bepaalde in het splitsingsreglement (5:139 lid 2 BW). Bij deze optie mag een appartementseigenaar die tegen heeft gestemd vernietiging van het besluit vorderen. 

Hoe te handelen?

Veel VvE’s denken dat een wijziging van een splitsingsakte duur is en erg lang duurt. Dat kan zeker het geval zijn, maar in veel gevallen is deze veronderstelling onjuist.

Wanneer de aanpak tot wijziging van de akte goed wordt georganiseerd kunnen zowel kosten als tijdsduur beperkt worden.

Hieronder volgt een stappen plan.

Stap 1

Het bestuur van de VvE vermoedt dat het nodig is om de splitsingsakte te wijzigen, danwel (een van de) leden (heeft/)hebben geconstateerd dat de splitsingsakte gewijzigd dient te worden. Het bestuur vraagt bij een notaris een kostenopgave op voor de wijziging van de splitsingsakte (en eventueel de splitsingstekening).

Stap 2

Het bestuur zal een Vergadering beleggen waarin deze wijziging wordt voorgelegd. De Vergadering beluit vervolgens bij gewone meerderheid, dat houdt in de helft plus één, dat de splitsingsakte gewijzigd dient te worden en dat daarvoor een notaris zal worden aangewezen om het traject te begeleiden. Het is raadzaam om als Vergadering het bestuur een budget “mee te geven”, zodat de Vergadering later niet voor verrassingen komt te staan. De offerte van de notaris kan hiertoe dienen.

Stap 3

Het bestuur van de VvE geeft de notaris opdracht om een wijzigingsakte op te stellen en geeft bij de opdracht aan welke onderdelen van de akte gewijzigd dienen te worden en of de tekening daarop aangepast dient te worden. De notaris kan u uiteraard helpen met het beoordelen welke zaken gewijzigd dienen te worden.

Stap 4

De notaris stuurt een concept wijzigingsakte naar het bestuur van de VvE. Het bestuur beoordeelt het concept en indien er nog op- en/of aanmerkingen zijn worden deze aan de notaris doorgeven. In een volgende vergadering zal het bestuur de akte toelichten en zal het concept ter inzage liggen (meesturen met uitnodiging voor vergadering).

Stap 5

Indien het een gecompliceerde wijziging betreft kan een informatieavond georganiseerd worden waarbij de notaris en het bestuur van de VvE de wijzigingsakte toelichten. Daarbij worden de gevolgen voor alle leden uitgelegd.

Stap 6

Bij de volgende Vergadering dient besloten te worden dat overgegaan wordt tot de voorgestelde wijziging.

Bij deze vergadering kunnen de leden een volmacht verlenen aan het bestuur van de VvE om eenieder te vertegenwoordigen bij de wijziging van de splitsing. Mochten niet alle leden aanwezig zijn, dan is het raadzaam om de leden die niet aanwezig kunnen zijn een volmacht aan een ander lid (niet zijnde een bestuurslid) te geven om voor het voorstel te stemmen en zijn volmacht aan het bestuur te geven. Immers alle leden (met inachtneming van het hierna bepaalde) moeten volmacht geven aan het bestuur om te handelen.

In de uitnodiging voor deze vergadering zal vermeld worden dat over dit onderwerp gestemd zal gaan worden, alsmede dat er besloten zal worden dat er een volmacht wordt verleend aan het bestuur om de leden te vertegenwoordigen bij de wijziging van de splitsingsakte. Bij voorkeur dient er met unanimiteit, zijnde 100% van de stemmen, voor het voorstel tot wijziging besloten te worden. Als niet iedereen voor stemt, zal bezien moeten worden wat er in de splitsingsakte hieromtrent vermeld staat. Zoals hiervoor omschreven kan dan mogelijk met 80% van de stemmen en medewerking van het bestuur de wijziging van de splitsing plaats vinden.

Stap 7

De notulen van de Vergadering worden aan de notaris verzonden. De notaris gaat vervolgens aan de slag om de toestemming van alle hypotheekhouders te ontvangen. Deze moeten naast alle eigenaren hun goedkeuring geven aan de wijziging van de splitsingsakte. In principe zal de notaris in een zo vroeg mogelijk stadium beginnen met het aanvragen van deze toestemmingsverklaringen bij de banken, aangezien die procedure het proces kan vertragen.

Stap 8

Gedurende een periode van 3 maanden kan het besluit tot wijziging, of de medewerking daaraan, worden ingetrokken. Gedurende deze termijn zal de notaris de akte dan ook niet passeren. Deze termijn gebruikt de notaris om alle formaliteiten rondom de wijziging te regelen.

Stap 9

Nadat de notaris alle (dan wel 80% van de) volmachten alsmede alle toestemmingsverklaringen van de hypotheekhouders heeft ontvangen, kan worden overgegaan tot passeren van de wijziging van de splitsingsakte.

Doorlooptijd

Wanneer het gehele proces strak wordt georganiseerd, kan de wijziging van de splitsingsakte binnen enkele weken voor een kleine splitsing en binnen enkele maanden voor een grote splitsing worden gerealiseerd.