Tips voor het bestuur
- Zorg voor een goede bemensing van de kascommissie.
Selecteer geschikte leden tijdig. Dat is dus vóór de ledenvergadering. Laat niet van het toeval afhangen wie zich beschikbaar stelt voor zo’n belangrijke functie. - Laat zien dat u belang hecht aan een gedegen controle van de jaarrekening. Nodig de leden van de kascommissie uit voor een gesprek met het bestuur waarin u het belang van een goede controle benadrukt en afspraken maakt voor de samenwerking.
- Plan dit gesprek niet kort vóór de (leden)vergadering waarin de commissie verslag moet doen van haar bevindingen, maar kort ná de ledenvergadering waarin de commissieleden zijn benoemd.
- Verlang van de kascommissie dat zij zich goed voorbereidt op haar belangrijke taak.
- Verlang van de kascommissie dat zij de controle doet aan de hand van checklists. Zelfs elke ervaren accountant controleert met behulp van een checklist. Zonder gebruik van een checklist is het gevaar groot dat zaken over het hoofd worden gezien.
- Plan een overleg tussen de eigenlijke controle en de ledenvergadering om de bevindingen van de commissie te bespreken.
- Evalueer met penningmeester én commissie de controle. Schroom niet om de controle “over” te laten doen als u er niet van overtuigd bent dat de controle op een degelijke manier is geschied.
- Lees De Kascommissiegids voor VvE’s. Dan weet u wat u kunt en zou moeten verwachten van een goede kascommissie en dat leidt ook tot een beter wederzijds begrip.
Tips voor de kascommissie
- Bereid de daadwerkelijke controle vóór. Vergelijk de jaarcijfers met de cijfers van het jaar ervoor en met de begroting.
- Voer de controle uit aan de hand van een geschikte checklist. In De Kascommissiegids voor VvE’s staan diverse checklists, die gebruikers van deze gids ook via www.kascommissiegids.nl kunnen downloaden en kunnen aanpassen aan de specifieke situatie van de eigen VvE.
- Uw taak is de controle van de jaarrekening, dus van balans, resultatenrekening en de toelichtingen daarbij. Dat betekent dat u van elke (!!) post van de balans en resultatenrekening moet vaststellen dat deze correct is.
- “Correct” wil niet alleen zeggen “juist”, maar óók volledig. Ter illustratie: als de balans vermeldt “crediteuren € 250,-“ moet u niet alleen vaststellen dat er inderdaad nog € 250 verschuldigd is aan crediteuren, maar óók dat er niet méér verschuldigd is. Met andere woorden: zijn alle crediteuren vermeld en voor alle schulden?
- Controle is niet moeilijk, maar u moet wel even weten hoe het moet. Volg zo mogelijk een workshop (in twee avonden krijgt u voldoende eye-openers en tips voor de controle om een degelijke controle te kunnen doen).
- Leg een dossier aan met onder meer splitsingsreglement, modelreglement, splitsingsakte, checklists, jaarstukken, met het bestuur gemaakte afspraken. Draag dit dossier over aan de volgende kascommissie zodat deze een goed uitgangspunt heeft voor de volgende controle.
- Communiceer op een positieve manier! Wees niet karig met complimenten en geef geen kritiek. Beperk u tot feitelijkheden en adviseer over verbetermogelijkheden.
Een prima opsomming die – blijkt uit mijn praktijk – de VvE leden nogal eens wil afschrikken. Persoonlijk heb ik goede ervaringen met het voorstel aan de ALV om de kascommissieleden een cursus te laten volgen waarin zij leren hoe een goede kascontrole uit te voeren. (Het is immers niet moeilijk als je weet hoe het moet ;-). Omdat er geen juridische noodzaak is om ieder jaar nieuwe kascommissieleden te benoemen leg ik de ALV uit dat de cursuskosten goedkoper zijn dan een externe controle door een accountant. Tot nu toe is deze oplossing altijd nog door de VvE’s bereidwillig geaccepteerd en hebben zich alsnog kascommissieleden aangemeld (voor meerdere jaren).
Helemaal mee eens. Een cursus is erg nuttig en veel goedkoper dan het inhuren van een accountant. Een alternatief voor zo’n cursus is de aanschaf van De Kascommissiegids voor VvE’s, een praktische gids voor kascommissies die de controle van de jaarrekening gedegen en efficiënt willen doen. Maarten den Ouden, de auteur van het artikel, geeft op verzoek ook ‘huiskamercursussen’, dit zijn cursussen voor kascommissies en eventueel bestuursleden van één of twee VvE’s. De inhoud van de cursus wordt dan toegesneden op de specifieke omstandigheden en behoeften van die VvE(‘s).
Mag de kascommissie de algemene ledenvergadering adviseren het bestuur wel of geen decharge te verlenen?
Kascommissies adviseren aan de ledenvergadering veelvuldig om aan het bestuur al dan niet decharge te verlenen. In de nieuwe FINANCIËN VAN DE VvE, gids voor bestuurders en appartementseigenaren is een hoofdstuk speciaal aan het onderwerp ‘decharge’ gewijd. Want over dit onderwerp bestaan nogal wat misverstanden. Decharge houdt niet alleen in dat de financiële verantwoording van het bestuur (de jaarrekening) wordt goedgekeurd, maar óók dat het gevoerde bestuur wordt goedgekeurd. De kascommissie hoort zich eigenlijk alleen uit te spreken over de jaarrekening en het beoordelen van het gevoerde bestuur over te laten aan de ledenvergadering.
Maar wanneer een kascommissie heeft geconstateerd dat er een opdracht voor werkzaamheden is gedaan welke niet in de ledenvergadering is afgesproken en het bestuur heeft de kascommissie niet kunnen overtuigen van het belang van het uitvoeren van deze werkzaamheden.
Het is nu eenmaal een feit dat de meeste leden niet weten wat decharge inhoud (zelfs wanneer je het uitlegt) en de de leden vertrouwen op de werkzaamheden van de kascommissie en gaan ook af op rapportage.
Op welke wijze mag de kascommissie dan aangeven aan de leden dat zij, op grond van hun bevinden, niet akkoord zijn met het gevoerde beleid van het bestuur?