De VvE is opgebouwd uit organen, functies en commissies. Afhankelijk van de grootte van de VvE wordt door een of meerdere personen invulling gegeven aan de functies en de kascommissie.
Hiërarchie van de VvE
Er zijn vijf verschillende organen te definiëren binnen de VvE. We zullen deze doorlopen op basis van de rangorde en vervolgens kort beschrijven. Het gaat hier om;
- Vergadering van Eigenaren
- Voorzitter van de Vergadering
- Bestuur en bestuurders
- Raad van Commissarissen of Kascommissie
- Overige Commissies
1. Vergadering van Eigenaars.
De vergadering van de eigenaars is het hoogste orgaan in de VvE. De vergadering neemt de beslissingen binnen de vereniging en geeft aan tot waar het bestuur of de bestuurder zelfstandig beslissingen kan nemen. De vergadering is het enige orgaan wat het bestuur kan benoemen of ontslaan.
2. Voorzitter van de Vergadering,
Een voorzitter van de VvE bestaat immers niet zoals we al eerder hebben geschreven. De voorzitter van de Vergadering kan uit de leden worden gekozen, maar dit hoeft niet het geval te zijn. De voorzitter zit de vergadering voor, maar is geen voorzitter in de aard zoals dit wel bij andere Verenigingen het geval is.
3. Bestuurder/Bestuur (art 131 Boek 5 BW)
Heeft uitvoerende taak(is een verschil met andere verenigingen waar boek 2 bw geldt). De functies van het bestuur hebben een puur uitvoerende taak. Het bestuur van een VvE wordt voor onbepaalde tijd benoemd en kan alleen door de vergadering van haar functie worden ontslagen. In de verschillende modelreglementen wordt ook wel gesproken over administrateur.
De taken van het bestuur die onder andere in het modelreglement zijn gedefinieerd zijn:
- het uitschrijven van de vergadering
- het notuleren van de vergadering
- het uitvoeren van de besluiten die op de vergadering zijn genomen
- het afsluiten van verzekeringen
- het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan (MJOP)
- het samenstellen van een begroting
- het vaststellen en incasseren van de periodieke bijdrage
- het beheren van de financiën
Wanneer het bestuur uit drie of meer personen bestaat benoemt het uit haar midden een voorzitter, penningmeester en secretaris.
Globaal kunnen de functies als volgt omschreven worden
- Voorzitter, zit de vergaderingen van het bestuur voor. Is het eerste aanspreekpunt voor de leden en eventueel de beheerder van de VvE, Hij/zij bevoegd om namens de VvE opdrachten te ondertekenen
- Penningmeester, beheert en houd toezicht op de financiën van de vereniging
- Secretaris, houdt de verenigingsadministratie bij en verzorgt de communicatie met de leden vanuit het bestuur
4. Raad van Commissarissen & Kascommissie
Raad van Commissarissen
De Splitsingsakte van de VvE kunnen voorschrijven dat een Raad van Commissarissen wordt ingesteld. Deze commissarissen hebben dan als taak het jaarverslag en de rekening en verantwoording van het bestuur onderzoeken. De Raad van Commissarissen dient hierover verslag over uit te brengen aan de vergadering. De functie van commissaris is niet verenigbaar met de functie van bestuur.
Kascommissie
De vergadering is bevoegd commissies in te stellen, onder vaststelling van hun taakomschrijving. Ontbreekt een raad van commissarissen, dan benoemt de vergadering jaarlijks een kascommissie, bestaande uit tenminste twee leden. Het lidmaatschap van de commissie is niet verenigbaar met de functie van bestuurder en die van voorzitter van de vergadering. De leden van de kascommissie onderzoeken de jaarrekening en brengen aan de vergadering verslag van hun bevindingen uit. Lees meer over de kascommissie
5. Overige Commissies
Overige commissies die in het leven geroepen tijdens de vergadering. Voor deze commissies is geen vast functieprofiel beschreven, maar een volgende richtlijn bij het opstellen wat wel en niet verwacht kan worden is zeer aan te raden. Door binnen de VvE een taakomschrijving van de functie op de commissie vast te leggen is voor alle betrokkenen duidelijk welke verwachtingen met heeft. We adviseren om bij het opstellen van de beschrijving de volgende onderwerpen minimaal op te nemen
Onderwerpen Commissie beschrijving
- Titel van de commissie/functie
- Doel van de commissie/functie
- Opbouw van de commissie
- Duur van de benoeming
- Plaats binnen de VvE waarin rapportage en verslaglegging is gedefinieerd.
- Functie-inhoud met daarin de opdracht en bevoegdheden die zijn overeengekomen.
Verder hebben we een aantal functieomschrijvingen opgesteld voor de functie van voorzitter, secretaris en penning meester samen met een commissie beschrijving van de kascommissie en de technische commissie. Dit is geen definitieve lijst en ontvangen graag aanvullingen op de beschrijvingen om de beschrijvingen compleet te maken.
Templates Functie beschrijving en Commissie beschrijving
Bekijk de voorbeeld beschrijvingen
Het vaststellen van de periodieke bijdrage is niet een taak van het bestuur.
Het is een besluit van de Leden Vergadering.
succes verder
Is het ook mogelijk om bestuursleden voor bepaalde tijd van 3 jaar te benoemen met een max. van 3 bestuurstermijnen? Net zoals bij andere verenigingen gebeurd?
Het is niet mogelijk om bestuursleden voor een bepaalde tijd te benoemen. De duur van de functie binnen het Bestuur van de VvE is voor onbepaalde tijden kan alleen door de Vergadering ontslagen van zijn verplichtingen worden ontslagen. Wanneer het bestuur niet wordt ontslagen is en blijft het verantwoordelijk voor het gevoerde beleid.
Bij onze VvE stellen bestuursleden volgens een schema de bestuursfuncties vrijwillig iedere 3 jaar de functie ter beschikking.
Als ze zich dan weer terstond beschikbaar stellen is de praktijk dat ze weer benoemd worden.
Incidenteel komt het voor dat bestuursleden (om privé-redenen) tussentijds de bestuursfunctie beëindigen of zich niet meer beschikbaar stellen.
U schrijft in uw artikel: ‘Een voorzitter van de VvE bestaat immers niet zoals we al eerder hebben geschreven’.
Toch staat onderaan bij ‘Templates Functie beschrijving’:
‘Voorbeeld functiebeschrijving Voorzitter VvE’.
Aangezien u terecht meldt dat de functie ‘voorzitter van de VvE’ niet bestaat zou de betreffende template ‘voorzitter van BESTUUR van de VvE’ moeten zijn.
Bedankt voor uw reactie. Ik heb uw aanvulling samen met andere aanvullingen verwerkt in de voorbeeld documenten. Vanuit verschillende kanten zijn waardevolle aanvullingen gekomen op de functiebeschrijvingen voor de VvE. Vanaf nu zal ik ook werken met een versienummer. Op deze manier is voor iedereen duidelijk of er veranderingen zijn doorgevoerd en in de reactie zal ik ook aangeven welke wijzigen zijn doorgevoerd.
Deze keer hebben we een nieuw functieprofiel toegevoegd voor de Voorzitter van de Vergadering van Eigenaren. Daarnaast hebben we de voetteksten van de documenten aangepast zodat deze overeenkomen met de inhoud. We hebben de titels van de documenten aangepast om mogelijke onduidelijkheid over de positie van de functie zoveel mogelijk weg te nemen. Verder hebben we bij de beschrijving van de functie van Voorzitter van het Bestuur de benoeming beschrijving aangepast.
In theorie allemaal waar, maar de praktijk is zoals zo vaak wat weerbarstiger. In onze VvE zijn maar een paar mensen die een dergelijke functie kunnen/willen vervullen. Het gevolg is dat er weliswaar een “bestuur” is bestaande uit drie personen, maar dat van die drie er slechts één de capaciteiten heeft om de administratie te doen. De andere twee hebben uiteraard ook hun kwaliteiten, maar die liggen meer op het vlak van de techniek. De voorzitter van het bestuur is dus ook penningmeester/secretaris en zit ook nog, bij gebrek aan beter, de vergaderingen van de VvE voor. De leden vinden het goed, het loopt ook allemaal prima. Maar mag het ook zo?
Goedendag
Bij ons VVE hebben we een voorzitter, secretaris en een beheerder (externe partij die ook de administratie doet)
Is het toegestaan dat de secretaris deel uitmaakt van de kascommissie?
gr
paul
Beste Paul,
Ik heb de diverse modelreglementen doorgenomen. In het modelreglement van 2006 beschreven in artikel 58 staat expliciet beschreven dat in de kascommissie geen lid van het bestuur mag bevatten. Daarnaast onleent de kascommissie ontleent haar positie aan het boek 2, artikel 48 van het Burgerlijk Wetboek. Wellicht dat het artikel Kascommissie van een VvE altijd doen! u aanvullende vragen beantwoord.
Wij hebben een kantoor in gehuurd die ook daarna 1,5 jaar voorzitter en bestuur vormde (inmiddels niet meer) en nu kwam de nieuwe voorzitter achter dat ze zonder toestemming en vergadering alle verzekeringen hadden opgezegd en nieuwe geopend hebben via hun kantoor ook de elektriciteit heeft de ex voorzitter maar gelijk veranderd en wederom zonder toestemming/vergadering.Ik meen via de akte E.Verzekeringen Artikel 8 dat er eerst een vergadering moest gelegd worden voor men alle verzekeringen opgezegd had kunnen worden en de nieuwe verzekeringen vallen ook nog eens duurder uit!!Wie kan hierop duidelijk in wezen aub
De omschrijving van de controle commissie ontbreekt.
De omschrijving van de kascommissie is niet in overeenstemming met de toelichting die het burgerlijk wetboek2 art 48 bedoeld.
t.a.v. de controle/advisering t.o.v. het bestuursbeleid blijft ondergesneeuwd.
Kan de ALV ook afwijken van het wetboek en zich beperken tot controle van de financiën?
Geachte heer Boerrigter, ik heb twee vragen. 1) In uw taakomschrijving van de kascommissie schijft u dat de kascommissie MINIMAAL voor 1 jaar wordt benoemd. Echter BW2-art 48 meldt dat eea jaarlijks moet. 2) In oude akten v splitsing c.q. reglementen staat te benaming commissarissen. Heden dien je daar voor te lezen Raad v commissarissen. Nu komt het. In reglement v splitsing v eigenaren uitgave 2006 staat onder artikel 57-punt 4: Een commissaris (…). Het lidmaatschap vd RvC is NIET verenigbaar met (…), van voorzitter vd vergadering, (…)! Echter onder de oude statuten werd deze voorzitter vaak gekozen uit de commissarisen en was derhalve onderdeel vd commissarissen. Hij was alleen voorzitter vd vergadering. Bij vervanging v term commissaris naar RvC is dus ook deze wijziging van toepassing. Verwarrend.