CorporatieNL

In 5 stappen kiest u de juiste VvE Software

Dit bericht is door VvE Centraal  in CorporatieNL gepubliceerd en overgenomen door De Telegraaf en willen we onze lezers natuurlijk niet onthouden.

Uw selectieprocedure voor VvE-software is cruciaal voor uw toekomst. Maar de juiste software selecteren kan op vele manieren. Ik zie in de paktijk veel procedures die meer of minder succesvol zijn en wil u graag beschrijven hoe het eigenlijk moet. Want uw VvE succes bepaalt uzelf.

Wat niet werkt

Ik merk dat sommige corporatiemedewerkers vooral afgaan op de ervaringen van anderen. Zij bellen hun contacten en vragen met welke applicatie zij werken of zij nemen hetzelfde pakket als een andere succesvolle corporatie in de markt. Het nadeel hiervan is dat wat voor een ander goed is niet altijd voor u werkt.

Aan de andere kant zie ik corporatiemedewerkers die een te lange vragenlijst samenstellen en dit naar alle leveranciers van VvE-software sturen. Naast de enorme inspanning die dit van uw eigen organisatie en de leveranciers vraagt, lukt het na een volledige selectietraject lang niet altijd om nog een duidelijk onderscheid te maken tussen verschillende leveranciers.

Dit werkt wel

Op basis van mijn jarenlange ervaring met software selectietrajecten heb ik een simpel maar doeltreffend vijfstappen plan voor u opgesteld om tot de juiste keuze te komen.

Stap 1 Oriëntatie

In de oriëntatiefase richt u zich primair op twee aspecten: een externe oriëntatie naar het aanbod en de mogelijkheden van (standaard) informatiesystemen, en een interne oriëntatie naar de doelstellingen en de behoeften die uw corporatie heeft en de daaruit voortvloeiende eisen aan de applicatie.

Vóór het selecteren moet u zich bewust zijn van de eisen die de markt aan u stelt, de organisatie-inrichting en de besturing die hierbij past. Hieruit volgen de eisen die u aan uw systeem stelt om de gewenste bedrijfsvoering effectief te ondersteunen.

Stap 2 Lijst van eisen en wensen

Uw eisen en wensen zijn de basis voor de selectie. Het is verstandig deze te bepalen aan de hand van de gewenste processen binnen uw corporatie. Om een samenhangende en volledige lijst op te stellen is een globaal overzicht van de verschillende functies, activiteiten en de wijze waarop u deze uitvoert van belang.

Houd hierbij rekening met:

  • ervaring en kennis van de leverancier
  • functionaliteit van de applicatie
  • technische kenmerken
  • initiële investering en terugkerende kosten

De tekortkomingen van uw huidige applicatie of de aangeleerde werkwijze zijn van ondergeschikt belang. Deze ervaringen vertroebelen uw discussie, terwijl veel van de tekortkomingen met nieuwe software waarschijnlijk allang zijn opgelost.

Stap 3 Shortlist aanbieders

Op basis van de lijst van eisen en wensen stelt u een shortlist op van twee tot drie passende pakketten. Mijn ervaring is dat het bijwonen van meerdere pakketdemonstraties arbeidsintensief en vooral ineffectief is. Het is lastig om achteraf de verschillende applicaties uit elkaar te houden waardoor uw keuze nog lastiger wordt.

Stap 4 Demonstraties en leverancierskeuze

Nodig de leveranciers op uw shortlist uit om een demonstratie te verzorgen en aan te tonen hoe hun applicatie u zal ondersteunen bij uw functionele eisen.

Het is handig om tijdens deze demonstraties een checklist met onderwerpen die minimaal aan de orde moeten komen bij de hand te hebben. Aan de hand van de demonstratie is een leverancier in staat om een budgetofferte voor u te maken.

Na evaluatie van de demonstraties maakt u een (voorlopige) keuze voor één leverancier. Met deze leverancier organiseert u een workshop. De doelstelling van de workshop is na te gaan of het pakket werkelijk past in uw situatie en welke functionaliteiten mogelijk maatwerk behoeven.

Stap 5 Onderhandelen

Zelfs voor aanvang van de workshop is er voor uw corporatie genoeg informatie beschikbaar om de onderhandelingen te starten. Een van de belangrijke bepalingen die u vanaf het begin al kenbaar moet maken is dat met de geboden totaaloplossing de gewenste werkwijze, zoals gedemonstreerd in de workshop, uitgevoerd kan worden en dat alle antwoorden onderdeel zullen uitmaken van het contract.

Aanvullend is het verstandig om mijlpalen af te spreken ter controle, dat betreft beslismomenten met beoordelingscriteria en restitutiemogelijkheden. In sommige gevallen is het mogelijk de opdracht af te spreken op basis van “fixed date & fixed price”. Hiervoor betaalt u doorgaans wel een premie en de controle van het project komt bij de leverancier te liggen.

Als u de bovenstaande stappen in deze volgorde zet bent u verzekerd van de beste VvE-software voor uw corporatie.

Het laatste nieuws wekelijks in je mailbox!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.