Wat is een Meer Jaren Onderhoud Plan?
Een Meer Jaren Onderhoud Plan, in de regel afgekort tot MJOP of MOP, is een methodiek waarbij de te verwachten onderhoudswerkzaamheden in tijd, geld en omvang worden zichtbaar gemaakt. Voor een bepaalde periode (meestal 10 of 15 jaar en kan oplopen tot 40 jaar) wordt voor alle onderhoudsgevoelige elementen van een gebouw vastgesteld wanneer, hoe vaak en welke onderhoudswerkzaamheden noodzakelijk zijn om de staat van onderhoud van dat gebouw op een bepaald gewenst niveau te houden of te krijgen. Een MJOP wordt opgesteld aan de hand van recente inspectiegegevens. Een MJOP is daarom een dynamisch document wat periodiek (elke 3jaar) dient te worden geactualiseerd.
5 redenen voor uw VvE om een MJOP op te stellen
- Het planmatig onderhoud van een gebouw is vastgelegd.
- Inzicht in de onderhoudswerkzaamheden en kosten.
- Behoud van de gewenste kwaliteit van het gebouwen en functies.
- Onverwachte extra kosten veroorzaakt door achterstallig onderhoud worden voorkomen.
- Kans op ongewenste situaties ( storingen, lekkages,klachten en overlast) beperken
Hoe komt een MJOP tot stand?
Om een MJOP te kunnen opstellen worden allereerst alle beschikbare gegevens over het gebouw en onderhoudshistorie verzameld. Vervolgens wordt er door een bouwkundige een visuele inspectie uitgevoerd, waarbij wordt vastgesteld welke onderhoudsgevoelige elementen in het gebouw aanwezig zijn en wat de hoeveelheden zijn. Van al deze elementen wordt de technische staat van de onderhoud beoordeeld. Indien deze inspectie volgens de methode NEN 2767 wordt uitgevoerd noemen we dit een conditiemeting, De inspectie wordt dan objectief en eenduidig gedaan door het element te controleren op (gestandaardiseerde) gebreken.
De ernst, omvang en intensiteit van de geconstateerde gebreken worden volgens een vaste methode beoordeeld. Elk element krijgt daarmee een conditiescore variërend van 1 (uitstekend) tot 6 (zeer slecht). Als een onderdeel niet visueel te beoordelen is omdat het element niet visueel verouderd wordt de conditie bepaald aan de hand van de (geschatte) leeftijd gerelateerd aan de theoretische levensduur van dat element.
Alle gebreken worden vervolgens ingedeeld op risico’s/ prioriteit waarbij onderscheid kan worden gemaakt tussen: veiligheid & gezondheid, functionaliteit & kosten, esthetica etc. Hierbij spelen de eisen van de eigenaar/ gebruiker en het beschikbare budget een belangrijke rol. Wat is de gewenste situatie, het programma van eisen? Veel V.v.E vinden dit onderdeel echter lastig en in de praktijk wordt dit dus vaak door de opsteller van het MJOP bepaald.
Alle werkzaamheden nodig om de geconstateerde gebreken op te heffen krijgen een eenheidsprijs. Alle planmatig uit te voeren onderhoudswerkzaamheden krijgen tevens een cyclus. Om de hoeveel jaar worden de werkzaamheden uitgevoerd en wat kost de uitvoering? De prijzen zijn gebaseerd op landelijke gemiddelden afkomstig uit een eigen database of uit een algemene databestand zoals bijvoorbeeld Bouwkosten-online of Archidat.
Dan volgt pas het belangrijkste; De planning van de onderhoudsactiviteiten. Hierbij wordt gezocht naar de meest efficiënte en doelmatige planning van de werkzaamheden waarbij budget, prioriteiten en het gewenste onderhoudsniveau bepalend zijn. Dit is voor elk gebouw specifiek. Kosten kunnen worden bespaard door onderhoudswerkzaamheden te combineren waarbij bijvoorbeeld steigerkosten worden beperkt. Als de planning gereed is duidelijk wanneer welke onderhoudswerkzaamheden worden uitgevoerd en hoeveel reservering hiervoor jaarlijks nodig is.
Van het MJOP wordt tot slot een duidelijk rapportage opgesteld waarin een conditiescore per bouwdeel, de geconstateerde gebreken en bevindingen(voorzien van foto’s), een planning voor het huidige jaar, een meerjarige begroting, een planning en een kapitalisatie helder inzichtelijk worden gemaakt.
Aandachtspunten
- Laat een inspectie voor een MJOP altijd uitvoeren door een deskundige volgens de methode conditiemeting NEN 2767. Dit Waarborgt een eenduidige vastlegging van de huidige technische staat.
- Spreek van te voren af welke onderdelen wel en welke onderdelen niet in het MJOP dienen te worden opgenomen. Bijvoorbeeld schuurtjes, kozijnen door bewoner/ eigenaar geplaatst, dakkapellen. Tuinafwerking, uitbouwen etc etc.
- Is het plan duidelijk opgesteld?, Is het begrijpelijk en logisch? Kloppen de uitgangspunten?
- Controleer een MJOP of laat deze nakijken door een deskundige. Is het gewenste niveau van onderhoud voldoende of misschien toch te hoog?, Is er voldoende budget voor het plan? Kunnen er werkzaamheden worden uitgesteld en wat zijn de risico’s hiervan? Laat het plan zo nodig aanpassen.
- Is er in het MJOP rekening gehouden met zaken als; inflatiecorrectie, onvoorziene kosten, staartkosten, zijn de bedragen in- of exclusief btw ?
MJOP klaar! , en nu?
Indien een MJOP gereed is moet deze uiteraard worden goedgekeurd door de ledenvergadering van uw V.v.E. Vervolgens dienen de geplande onderhoudswerkzaamheden voor het komende jaar te worden vastgesteld en uitgevoerd.
Een duidelijke technische werkomschrijving van de uit te voeren werkzaamheden is noodzakelijk om eenduidige offertes te krijgen die met elkaar zijn te vergelijken. In deze Technische werkomschrijving wordt vastgelegd wat uitgevoerd moet worden en welke kwaliteit wordt verlangd.
Vraag met de werkomschrijving minimaal 3 offertes aan, Geef hierbij aan dat deze gespecificeerd dienen te worden aangeleverd, het liefst voorzien van een globale planning en vraag altijd referenties op.
Controleer en vergelijk de ontvangen offertes, zijn alle werkzaamheden opgenomen, wat zijn de voorwaarden?, onduidelijkheden dienen opgehelderd te zijn voor opdrachtverlening!
Besteed het werk uit aan die partij die volgens u de beste prijs/kwaliteit verhouding heeft.
Indien er onvoldoende technische kennis binnen de V.v.E aanwezig is en of er is weinig tijd beschikbaar voor de aanbestedingsfase dan is het verstandig deze werkzaamheden uit te besteden aan een onafhankelijk en deskundige partij. Om een goede kwaliteit van uit te voeren onderhoudswerkzaamheden te krijgen is tenslotte controle en toezicht op de uiteindelijke uitvoering onmisbaar.
Door ing. Marco Boesveld
Persoonlijk geef ik altijd de voorkeur aan een looptijd van minimaal 25 jaar. Of beter nog: een looptijd die zodanig lang is dat alle bouwdelen in die periode aan de beurt komen. Een plat dak gaat theoretisch 25 jaar mee. Als je een dak van tien jaar oud hebt en je laat een MJOP opstellen van 10 jaar, dan zit dat dak er niet in en bestaat het gevaar dat je jezelf onterecht rijk rekent.
Een meerjarenonderhoudsplan is een dynamisch document dat elke drie jaar wordt ververst aan de hand van een inspectie. Het geeft voor een bepaalde periode de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden weer om het pand in een bepaalde conditie te houden . Het heeft mijns inziens geen zin deze periode langer dan 15 jaar te nemen. Er zullen altijd toekomstige werkzaamheden zijn die buiten de meerjarenplanning vallen. Sommige bouwdelen hebben immers een theoretische levensduur van 50 jaar. Doordat je elke drie jaar gaat inspecteren komen de werkzaamheden vanzelf op tijd in de planning terecht. Er is dan nog 15 jaar de tijd om voor deze werkzaamheden geld te reserveren. De levensduur van dakbedekking hangt uiteraard af van het toegepaste materiaal. De theoretische levensduur van een bitumineuze dakbedekking gaat theoretisch 15 jaar mee.
Mag een VvE de installatie van zonnepanelen t.b.v. De algemene ruimtes bekostigen door aan de Mob het benodigde geld te onttrekken en gedurende 8 of 9 jaar terug te storten met het behaalde electra voordeel?
Ik vind helaas te weinig informatie over looptijden van begrotingen en de gevolgen hiervan. Onze kleine VVE gebruikt een applicatie waar alle onderhoudsposten ingevoerd zijn tot en met 2060 ofzo, alle posten zitten hierin inclusief de dure posten zoals dak en gevels die ver in de toekomst geplanned zijn. Als ik de onderhoudsbegroting op 10 jaar instel zijn de kosten per jaar een stuk hoger dan als ik de 50 jarige begroting pak.
Wat zijn dan de gevolgen als wij kiezen voor de 50 jarige begroting ipv de 10 jarige begroting. Gaan wij tegen tekorten aanlopen in de komende tien jaar?
Onze VVE overweegt een andere berekeningsmethode. Voor alle geplande uitgaven weet je de cyclus (bv elke 3 jaar, of elke 40 jaar). De gemiddelde kosten in enig jaar is dan de kosten voor het eenmalig uitvoeren van dat werk gedeeld door de cyclus. Dus, bijvoorbeeld hang-en sluitwerk herstellen, elke 3 jaar 600 euro: elk jaar moet je 200 euro sparen; en dakbedekking vervangen, elke 40 jaar 40.000 euro: elk jaar moet je 1000 euro sparen. Als dat de enige 2 posten op je MJOP zijn, dan moet je elk jaar dus 1200 euro sparen, ongeacht hoelang je MJOP vooruitkijkt, en heb je tot in het oneindige een goede begroting. Voordeel is dat het niet uitmaakt of je dan een MJOP voor 15, 25 of 50 jaar maakt, zolang je maar elke 3-5 jaar de aannames checkt en eventueel aanpast. Voor de inflatie willen we elk jaar de CPI index volgen. Heeft iemand hiermee ervaring? Het lijkt een mooi antwoord op de oneindige discussie hoe nu te begroten.