BeheerBestuur

Activiteiten van een VvE

Het functioneren van de Vereniging van Eigenaren is van groot belang voor elke huidige lid maar ook voor alle toekomstige leden. Niet alleen de waarde wordt mede bepaald door het goed functioneren, maar  het niet functioneren in de toekomst kan ook een reden zijn voor de overheid om in te grijpen wanneer dit door haar noodzakelijk wordt geacht. Voor een goed beeld willen we graag inzicht geven welke activiteiten tot het functioneren van de vereniging gerekend kunnen worden.

De activiteiten van een Vereniging van Eigenaren (VvE) zijn in drie aandachtsgebieden in te delen te weten:

1.    Bestuur
2.    Financieel beheer
3.    Technisch beheer

Bestuur

  • Ledenvergaderingen
  • Ledenadministratie
  • Verzekeringen

Als bestuurslid van een VvE weet u wat het besturen van u vergt. In ieder geval veel tijd, moeite en ook deskundigheid. Bij het besturen kunt u denkt aan de volgende activiteiten:

Ledenvergadering

De algemene ledenvergadering is het hoogste orgaan van de vereniging en stelt het jaarverslag en de begroting officieel vast. Ook biedt de ledenvergadering de mogelijkheid om over allerlei onderwerpen van gedachten te wisselen. Het bestuur verzorgd het opstellen van de agenda voor de vergadering, het tijdig uitnodigen van alle leden en het voorzitten van de vergadering. Aanvullend hierop is het bestuur ook belast met het notuleren van de vergadering. Dit kan een lid van het bestuur zijn of een aangewezen persoon.

Ledenadministratie

Een taak van het bestuur die nog wel eens over het hoofd gezien wordt is het bijhouden van alle gegevens van de leden van de vereniging. Na verloop van tijd kunnen leden een nieuw email adres krijgen of een nieuw telefoonnummer.

Verzekeringen

Het beheer van uw verzekeringsportefeuille, inclusief het afwikkelen van schadeclaims rekenen wij ook tot de taken van bestuur. De verzekeringen voor de VvE zijn hebben betrekking op de waarde van het vastgoed. Wanneer hier niet accuraat mee om wordt gegaan kan het in het negatieve geval erop neer komen dat bij bijvoorbeeld brandschade minder wordt uitgekeerd door onderverzekering.

Financieel beheer

Als het om financieel administratief beheer gaat, kunt u denken aan een groot aantal activiteiten, van het openen van bankrekeningen tot en met het opstellen van de jaarrekening en de begroting. Een greep uit onze werkzaamheden op dit gebied:

  • Administratie
  • Jaarverslag
  • Servicekosten
  • Factuurbehandeling
  • Kascommissie

Administratie

Alle uitgaven en inkomsten worden hierin verwerkt. Elk jaar stelt u de begroting voor het komende jaar op. Na goedkeuring door de ledenvergadering wordt de begroting vertaalt in een operationele planning en te ondernemen acties.

Jaarverslag

Voorafgaand aan de jaarvergadering wordt de jaarrekening opgesteld. Aan de hand van een door de vergadering goedgekeurd jaarverslag wordt het bestuur in de ledenvergadering gedéchargeerd voor het gevoerde beleid van het voorgaande jaar.

Servicekosten

Naast de dagelijkse en jaarlijkse kosten voor beheer worden in de servicekosten ook de bedragen opgenomen die worden gespaard voor toekomstige uitgaven.  Periodiek worden de servicekosten geïnt en worden leden wanneer nodig aangesproken op hun achterstanden. Het is aan te bevelen om van alle leden te verlangen dat zij de service kosten automatisch overmaken.

Factuurbehandeling

Het bestuur is verantwoordelijke voor het controleren, accorderen en betalen van alle inkomende facturen.

Kascommissie

De controle van de administratie wordt voorafgaand aan de jaarvergadering uitgevoerd door de Kascommissie. Het Bestuur is verantwoordelijk voor het tijdig beschikbaar stellen van de administratie aan de Kascommissie.

Technisch beheer

Als het gaat om het beheren van onroerend goed is het technische beheer ofwel het onderhouden van het gebouw het eerste waar aan gedacht wordt bij het beheren van een een vereniging van eigenaren. Het is voor iedere eigenaar van een appartement van het groot belang dat het gebouw in goede staat is en blijft. De waarde van uw appartement hangt hier immers van af!

De belangrijkste werkzaamheden betreffen:

  • Onderhoudsbeleid
  • Meerjarige onderhoudsplannen
  • Technische behoeftebepaling

Onderhoudsbeleid

Tijdens de Jaarvergadering worden de uitgangspunten voor het onderhoudsbeleid vastgesteld. Het onderhoud van het onroerend goed en de openbare ruimten zijn bepalend voor de uitstraling en de waardeontwikkeling. Om dit gestructureerd uit te voeren stelt het bestuur een meerjaren plan en een detail uitwerking per jaar op.

Meerjaren onderhoudsplannen

In het Meerjaren plan staat precies omschreven welke onderhoudswerkzaamheden in de loop van de tijd moeten worden uitgevoerd en wat de geschatte kosten zijn. Het Meerjarenplan wordt vertaald naar een jaarplan. Op basis van het jaarplan worden de bestekken opgesteld en is het verstandig om per onderdeel meerdere offertes aan te vragen. Overweeg eventueel om grote werkzaamheden samen met naastgelegen verenigingen uit te voeren om zo kosten te besparen.

Technische behoeftebepaling

Wanneer u voor het eerst begint met het opstellen van een meerjaren plan kan het interessant zijn om de hulp in te roepen van een gespecialiseerd bedrijf. Deze kunnen in detail, en op deskundige wijze, de staat van het onderhoud van het gebouw en de technische installaties opnemen en deze vertalen naar een onderhoudsbeleid voor de komen de jaren en het aanleggen van de benodigde reserves. Aanvullend op het initieel Meerjaren onderhoudsplan is het aan te raden om dit middel van een herinspectie vast te stellen of de meerjarenplannen nog actueel zijn en/of dienen te worden aangepast.

Author: VvE Admin

Het algemene redactie account van VvE Centraal. De redactie van VvE Centraal streeft een open communicatieplatform na die significant bijdraagt aan de kennisverbetering rondom het thema Vereniging van Eigenaars.. VvE Centraal heeft contacten binnen bestuurders, professionele beheerders en dienstverleners voor een VvE in Nederland.. Toch opereert VvE Centraal geheel zelfstandig en bewaken wij de transparantie van berichtgeving zonder daarin gehinderd te worden door belangen van derden. VvE Centraal is een onafhankelijk en openbaar podium voor alle partijen die geïnteresseerd zijn in de Vereniging van Eigenaars..

Over de auteur

Het algemene redactie account van VvE Centraal. De redactie van VvE Centraal streeft een open communicatieplatform na die significant bijdraagt aan de kennisverbetering rondom het thema Vereniging van Eigenaars.. VvE Centraal heeft contacten binnen bestuurders, professionele beheerders en dienstverleners voor een VvE in Nederland.. Toch opereert VvE Centraal geheel zelfstandig en bewaken wij de transparantie van berichtgeving zonder daarin gehinderd te worden door belangen van derden. VvE Centraal is een onafhankelijk en openbaar podium voor alle partijen die geïnteresseerd zijn in de Vereniging van Eigenaars..
    Gerelateerde artikelen
    Bestuur

    Decharge aan het bestuur van de Vereniging van Eigenaren

    FinancieelKascommissie

    Het beveiligen van de banktegoeden van uw VvE

    BestuurVvE Centraal

    De functie van het bestuur

    FinancieelKascommissieVvE CentraalVvE Zaken

    15 tips voor een effectieve samenwerking tussen bestuur en de kascommissie!

    Het laatste nieuws wekelijks in je mailbox!

    3 reacties

    Geef een reactie

    Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

    Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.